Diagrama de temas
- General
- Tema 1
Tema 1
- Diseño de proyectos para ong ́s.
- Herramientas para obtención de fondos.
- Lideres sociales.
- Presupuesto Económico y Financiero.
- Innovación social- Agilidad.
- Presentaciones orales. Comunicación.
- Curso Taller Introducción a la Archivística
Curso Taller Introducción a la Archivística
Introducción:
La Gestión Documental implica el concepto de desarrollo archivístico contemporáneo. Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.
Este documento es parte de una serie de conceptos y procedimientos elaborados por el Sistema Provincial de Archivo y Archivo General la Provincia, en el contexto de su proyecto de brindar herramientas útiles para el desarrollo de la Gestión Documental.
Esta serie recoge buenas prácticas archivísticas y está enfocada inicialmente al trabajo y funcionamiento de las instituciones y los documentos resultantes de su ejercicio.
Los Archivos: Son la Memoria de la Gestión Pública o privada y el fundamento Central en las acciones de transparencia y rendición de cuentas. Objetivos específicos
- Comprender los Conceptos de Gestión Documental y Administración de Archivos
- Comprender el Ciclo Vital del Documento y Conocer métodos y herramientas técnicas para la organización del trabajo archivístico en materia de clasificación, ordenación, descripción, valoración y conservación documental.
- Identificar las normativas técnicas y jurídicas que sustentan los procesos archivísticos.
- Conocer los procedimientos para construir las Tablas de Retención Documental.
Temas
- ¿Qué es un documento?
- Introducción a la Gestión de Documentos y Administración de Archivos
- ¿Qué es un Archivo?
- Principio de procedencia y Orden Original
A modo de Introducción
En el presente módulo se destacan los principios y conceptos básicos de la Administración de Documentos, los orígenes y razón de ser de esta disciplina, su desarrollo y evolución como resultado de la crisis funcional de la Archivística tradicional que prevalecía hasta mediados de los años cincuenta del Siglo XX, así como su importancia como modelo para la planeación archivística y la construcción de sistemas institucionales de archivos.
Se hace también una descripción de los principales problemas que, derivados del fenómeno de la explosión de documentos —que también se explica— condicionan la eficiencia de los archivos como sistema de información para las administraciones públicas. Se enfatiza además la importancia de entender los archivos bajo esta perspectiva, así como el papel que juegan en la generación de una nueva cultura de transparencia, rendición de cuentas y gobernabilidad democrática.
¿Qué es un documento?
Documento de archivo o unidad de documentación simple, es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.
En el desempeño de las gestiones públicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestión, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institución.
Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen más documentos electrónicos o digitales (que eventualmente podrían tener una naturaleza o un uso archivístico), el documento de archivo (cuya información se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeño de las gestiones públicas, y es el objeto de trabajo “natural” de las instituciones archivísticas.
Así, la definición del concepto de Documento de Archivo se amplía significativamente cuando se describen sus características y cualidades, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas características, al menos no totalmente.
El documento de archivo:
- Documenta las gestiones públicas o es resultado de procesos de gestión. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo.
- Posee valores administrativos, legales y/o fiscales.
- Con frecuencia es exclusivo y único.
- Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas y les otorga continuidad.
- Es referencia y testimonio de la acción gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histórica.
- Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendición de cuentas.
- Está plenamente identificado con datos que permiten su agrupación archivística, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institución y área que lo ha generado y usado, así como con la función y el asunto sobre el que versa.
Gestión de Documentos y Administración de Archivos:
Los problemas más característicos y acuciantes de los Archivos pueden agruparse en tres grandes categorías. Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenómenos que configuran el todavía dramático espectro que prevalece en la operación de los archivos públicos en todos los niveles de gobierno. Su solución, sin lugar a dudas, tendrá que darse gradual y sistemáticamente, basada en la metodología que provee la Administración de Documentos.
Estas categorías son las siguientes:
- Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico.
- Recursos operativos insuficientes e inadecuados.
- Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social.
En cada una de estas categorías puede distinguirse una gran cantidad de circunstancias y fenómenos que afectan la operación de los archivos. Para cada caso las más recurrentes son las que se indican a continuación:
1. Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico
Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las administraciones públicas. Es decir:
- Carencia de áreas especializadas con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeño de la función archivística.
- Archivos que funcionan, aislados de su entorno y operando cada uno “por su cuenta”.
- Ausencia de políticas formales para la producción de documentos y la integración de la información documental en expedientes y series.
- Utilización de sistemas técnicos de clasificación y ordenación desactualizados o impropios para los archivos.
- Ausencia de normas legales para la valoración documental, con la consecuente sobreacumulación de acervos, así como la ausencia de medidas razonadas para la depuración de acervos y la selección de documentos con valor permanente o histórico.
- Desconocimiento de técnicas, normas e instrumentos para la organización (clasificación, ordenación y descripción de archivos), su conservación y preservación, así como su difusión e instrumentación de accesos controlados a la información que contienen los acervos.
2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados
- Personal con frecuencia “castigado”, sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional.
- Ausencia de programas de capacitación permanentes.
- Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservación de acervos y con severos riesgos de siniestros).
- Incorporación desordenada de tecnología de punta para el manejo de archivos (digitalización de acervos como solución mágica, desarrollo inapropiado de sistemas automatizados, ausencia de políticas y normas para el manejo de información electrónica).
3. Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social
- Desdén por la actividad archivística por parte de la autoridad.
- Desconocimiento de la función y desinterés de usuarios por la información archivística.
- Administración patrimonialista de la información archivística.
Aunque la situación descrita de los archivos permite reconocer los aspectos básicos de su problemática, siempre es necesario desarrollar diagnósticos detallados de la operación y manejo de los recursos que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantificar con precisión la dimensión real de los problemas, y con base en ellos fundamentar una estrategia unificada de mejoras.
Incluso se posibilita un rediseño o una reingeniería total de todos sus procesos y estructuras de funcionamiento, cohesionadas alrededor de eficaces medidas de planeación archivística.
Resulta esencial comprender que la solución a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitación del personal, o de la incorporación de tecnologías e incluso de la generación de normatividad técnica o jurídica por sí solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales. Los Archivos rebasan los ámbitos de su organización y ordenación, por lo que las soluciones que se instrumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.
Resulta necesario entender con precisión los problemas de los archivos y orientar las soluciones hacia el entorno institucional, hacía las raíces de la problemática, relacionada esencialmente con el propio desempeño de la gestión pública. En otras palabras: es necesario ver a los archivos desde la administración que los produce y usa, al tiempo que se ve a la administración desde la eficacia de sus archivos como sistema de información.
Como respuesta a ésta problemática y a la explosión documental que se produce en la década del 40, surgen nuevos paradigmas vinculados a procesos que vinculan la Gestión Documental con los Archivos
El inicio de la expresión y del concepto Records Management (Gestión documental) se reconoce a parir del 1941 en E.E.U.U. por la Sociedad de Archivistas Americanos. No es sino la atención archivística a los documentos administrativos desde su creación, a partir de planteamientos de economía y eficacia hasta decidida su entrada a los archivos.
La Gestión documental consigue:
- A partir de la definición de funciones, de la normalización de los procedimientos y del diseño de los expedientes, racionalizar y agilizar la producción documental evitando los documentos innecesarios, por duplicados o inútiles y la reducción de almacenamiento costosos.
- Anticipar la clasificación
- Identificar y ordenar las Series
- Adelantar la valoración y prever la conservación o la eliminación en función de los plazos de conservación previstos
- Controlar la conservación física
- Facilitar el acceso a los documentos garantizando la seguridad, la integridad y la autenticidad de los mismos.
- Garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la administración y los Derechos de los ciudadanos
En los procesos de Gestión Documental hay etapas donde predominan los criterios administrativos y otras donde pueden reconocerse como netamente archivísticos (Entre los primeros el diseño de los procedimientos, entre los segundos la descripción, desafectación y transferencias).
Requiere integración de funciones archivísticas y administrativas auxiliadas por las tecnologías de la Información. Por lo tanto debe existir corresponsabilidad entre archiveros, gestores administrativos, y responsables informáticos.
Será entonces importante integrar a la Gestión Documental las funciones archivísticas.
Para finalizar diremos; En todos los Planes de Gobierno se contempla la Gestión Cultural, La Gestión Sanitaria, la Gestión Ambiental, etc. Y así como para cada una de ellas se dispone la asignación de recursos, procedimientos, y normativas, del mismo modo debería ser para la Gestión Documental, puesto que los Documentos y los Archivos no pueden estar ajenos a éstos procedimientos.
Lo cierto es que no todas las organizaciones son conscientes de la importancia de la Gestión Documental y la ignoran empezando por no reconocer a los Archivos.
¿Qué es un Archivo?
Para entender con precisión el concepto de archivo, quizá sea conveniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuencia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son.
Así, los archivos no son:
- Cuartos cerrados de cuatro paredes.
- Mazmorras de castigo.
- Depósitos de objetos en desuso.
- Papeles viejos y malolientes.
- Santuarios de la Historia para eruditos.
El archivo no es solamente el lugar físico donde se resguardan papeles; eso es solamente la estructura edilicia del archivo. Lo que se resguarda en dicho espacio es el archivo documental, que lo será si y solo si se encuentra debidamente organizado, clasificado, ordenado y descripto.
En la esfera de las Instituciones Públicas o Gubernamentales, la concepción de archivo agrega a la definición del concepto su cualidad como conjunto “orgánico” de información, dado que ese conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato oficial responsabilidades jurídicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la producción y uso de documentos y, por tanto, la generación de series y archivos.
Por otra parte, esta cualidad orgánica de la información archivística, hace necesario que su manejo y administración se especialice. Es por eso que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden brindar a la institución o a las unidades administrativas a las que se encuentren unidos.
Así se da lugar a la formación de las instituciones o entidades archivísticas como centros de información. Los archivos así entendidos, pueden ser de diferentes tipos: clínicos, contables, de personal, jurídicos, de registros administrativos públicos, etc. Pero su principal característica es que están constituidos por expedientes y series claramente identificadas, agrupadas y codificadas.
De conformidad con las etapas del Ciclo Vital de los Documentos, las instituciones archivísticas también pueden diferenciarse como Archivos de oficina (de trámite o concentración), Archivos Intermedios, Archivos Centrales o Archivos Históricos, en cuyo caso se organizan además por fondos, sub-fondos, secciones, subsecciones, además, desde luego, de las categorías ya vistas de series, sub-series , que son categorías que respetan la estructura y el orden original de la información archivística, con base en el llamado “principio de procedencia y orden original” de los archivos.
Principio de Procedencia y Orden Original
El principio de Procedencia y Orden original establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura como el orden de origen que, les ha dado la entidad productora de los documentos, especialmente en materia de clasificación archivística.
El principio de procedencia y orden original recupera la estructura original de la documentación, reconstruye por así decirlo la estructura formal y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite el orden de los acervos históricos en categorías claramente diferenciadas.
Con ello se logra manejar la documentación no como elemento aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relacionados entre sí. La información archivística puede ser por tanto información de gestión o información histórica.
Los archivos pueden contener información pública, de uso social cotidiano, de datos personales, confidenciales y reservados, de personas físicas o morales, información asociada a la seguridad nacional, etc. lo que revela la importancia de los archivos, razón que obliga, además de organizarlos y resguardarlos, administrarlos eficientemente a lo largo de su ciclo institucional de vida.
Temas
- Tablas de Retención Documental ¿Qué Son?
- Ciclo Vital de los Documentos
- Teoría de las Tres Edades: Edad Administrativa-Edad Intermedia-Edad Histórica
- Archivo de oficina: Documentos Administrativos-Expediente
- Series Documentales
- Expurgos ¿Qué desafectar en los Archivos de Oficina y de Gestión?
- Transferencias Documentales desde los Archivos de Gestión/Archivos de oficina al Archivo Central.
- Actas de Desafectación- Actas de Transferencia.
Tablas de Retención Documental – Tablas de Plazos de Guarda – Tablas de Desafectación
Las Tablas de Retención Documental también denominadas Tablas de Plazos de Guarda, o tablas de Desafectación son un listado de series, con sus correspondientes Tipos Documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los documentos.
Teoría de las Tres Edades de los Documentos (Ciclo Vital de los documentos)
En los años treinta (1930) tras el establecimiento del Archivo Nacional de los E.U. (1934) se hace referencia por primera vez al Ciclo Vital de los Documentos y a partir de los años 50 comienza a tener difusión.
Según Antonia Heredia Herrera el Historiador Wyffels en 1972, planteó la Teoría de las Tres Edades de los documentos que daría lugar a diferentes categorías de Archivo. Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia. Este Ciclo Vital contempla a semejanza de cualquier otro, el nacimiento (creación), crecimiento (mantenimiento y uso y decrecimiento y muerte (expurgo).
La teoría de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas:
1. Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Aquí
2 Heredia Herrera, Antonia (1986) Archivística General. Teoría y Práctica.
3 Cruz Mundet, J. R. , 1994. Manual de Archivística. Madrid, Fundación German Sánchez Ruiperez/ Pirámide.
Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-
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la documentación forma parte de los Archivos de Gestión, es de uso frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.
En esta etapa los documentos se producen y usan para en función de la gestión cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.
2. Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la que fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.
Esta segunda fase es conocida como “de conservación precautoria” de los documentos, en la que la información se utiliza sólo como referencia o como información que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales.
3. Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su conservación será definitiva, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras solo por su valor cultural o de investigación
Esta tercera etapa o edad es la conocida como “histórica” o “de conservación permanente” de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya sólo por precaución legal, adquieren un valor que va más allá de su valor institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural y de testimonio de la evolución del organismo productor, esto es, como documentación con valor permanente, propiamente histórico.
Archivo de Oficina
El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expediente e incluso al terminar ésta, si las necesidades de consulta por la propia unidad son continuas.
El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que es trasladado a un archivo. Lo que cambia a lo
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largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del mismo. La organización que se le dé en esta primera etapa determinará, el éxito o fracaso del proceso de GESTIÓN DOCUMENTAL
Son tres los principios fundamentales en que se basa una correcta organización de los archivos de oficina:
Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar al expediente administrativo como base de la actuación administrativa.
Entre las funciones del archivo de oficina estarán:
La formación de los expedientes y la correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina como consecuencia de su gestión diaria.
La elaboración de los instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos, etc.) de la propia documentación que genera.
El servicio de consulta administrativa.
Las transferencias Archivo Central
Documentos Administrativos
Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.
Tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos podemos distinguir tres grandes grupos:
Expediente administrativo
Es la unidad básica documental de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor).
Reflejará la formalización de un procedimiento administrativo. Por ello un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciación, de oficio o parte, hasta la ejecución, incluyendo la documentación relativa a
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revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la resolución del procedimiento pudiera generar.
Normas básicas de organización:
Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.
Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaución de comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina.
No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolución de otros, se utilizará una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso, al entenderse como documento de apoyo.
En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente. De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad.
Series Documentales
Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos de gestión. Se entiende por serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función y regulados por la misma norma de procedimiento.
Normas básicas de organización:
Los expedientes que conforman una serie documental deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
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Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de la serie de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la forman y a la más fácil localización y recuperación de los documentos en sus correspondientes cajas. Los tipos de ordenación más utilizados son los siguientes:
Orden cronológico: adecuado para documentos o expedientes de presupuestos, nóminas, de sesiones de órganos colegiados, etc.
Orden alfabético: tomando como criterio el nombre de persona u organismo, adecuado para las series de expedientes de personal, expedientes académicos de alumnos, etc.
Orden numérico: adecuado para expedientes o documentos contables, expedientes codificados de becas, expedientes de contratos, etc.
Nota Aclaratoria:
Los documentos no se crean, se producen. De éste concepto surge el Principio de Procedencia y la necesidad de recurrir al productor. Las Series Documentales no se inventan, se deducen.
Expurgos. Que desafectar en los Archivos de Oficina y de Gestión?
Como principio básico los documentos del archivo de oficina no deben eliminarse. Se encuentran en la primera etapa de su ciclo vital y mantienen sus valores primarios. Son antecedentes y testimonios de la actuación administrativa y garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos y de la propia administración.
La decisión sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el correspondiente proceso de valoración documental que debe realizarse en relación a las tablas de Retención Documental/Tablas de Plazos de Guarda propias de la Institución
Pero si hay documentos que pueden ser eliminados en las oficinas:
Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados (ejemplo: copias de actas o acuerdo de órganos de Gobierno conteniendo instrucciones o normativas, cuyos originales se custodia en el Archivo de la Secretaría General de la Gobernación u otros)).
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.
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Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estén bajo custodia del Área de Gestión Económica.
Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.
Los mensajes electrónicos que contengan comunicaciones no incluidas en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Si se conservarán los documentos asociados a un mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (encuestas, cuestionarios para elaborar un informe cuyos datos recoge, etc.).
Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas. La documentación de apoyo informativo (fotocopias de boletines Oficiales, textos normativos, folletos, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.
Documentos originales múltiples producidos como instrucciones, circulares, comunicaciones internas y de difusión general entre oficinas.
Transferencias documentales desde los Archivos de Gestión al Archivo Central
Es el procedimiento habitual y normalizado mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los archivos de oficina o gestión al Archivo Central, a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las propias oficinas, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.
La transferencia de la documentación al Archivo se hará de acuerdo con los períodos de conservación aprobados por la Tabla de Retención Documental.
Los objetivos de la transferencia son:
- Optimizar el aprovechamiento de espacio en las oficinas, evitando aglomeración de expedientes de uso poco frecuente para la gestión diaria.
- Traspasar al Archivo Central implica que personas especializadas en tareas archivísticas se harán cargo de la limpieza, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos. Con la transferencia, la oficina productora delega la responsabilidad jurídica de la documentación al Archivo Central, mediante la firma de un Acta de Remisión de Fondos o Relación de Entrega que acompaña a la entrega física de la documentación. Este es un
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instrumento jurídico en el que se relaciona y describe someramente los fondos que van a ser trasladados al archivo, y a su vez sirve de control y garantía del traspaso.
El primer paso para transferir es ponerse en contacto con el personal responsable del Archivo Central, que proporcionará el asesoramiento necesario e indicará los pasos a seguir.
Solicitud de espacio
En relación a la capacidad de los espacios del Archivo Central, es conveniente que está solicitud se realice con antelación a la necesidad de transferir.
De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el volumen y características de la documentación a transferir de los Distintos Archivos de Oficina. Esta solicitud de espacio quedará registrada en el Archivo Central, y en el momento en que sus anaqueles cuenten con espacio libre, y de acuerdo a la fecha de solicitud, se dará aviso a las distintas áreas para que puedan hacer las transferencias.
En el momento de solicitar espacio, las oficinas deberán comenzar la preparación de la documentación que en su momento van a remitir al Archivo Central. Si se han seguido todas las indicaciones anteriores para organizar el archivo de oficina, la preparación será mínima.
Preparación de los documentos
Comprobar que cada unidad documental o cada expediente esté completo e individualizado en carpetas independientes y perfectamente identificadas.
Revisar que la fracción de serie o el periodo cronológico de la misma que se va a enviar este completo
Eliminar clips, grapas, gomas, fundas de plástico, anillas metálicas, clasificadores, etc. Lo único que hacen es ocupar espacio y estropear el papel. Si existe peligro de dispersión, se puede reunir los documentos con clips revestidos de plástico.
Recordar que la documentación dentro de cada expediente debe ir en el orden de tramitación, siendo el primer documento el que inicia el trámite y el último la resolución o documento que finaliza el trámite. Cada expediente debe ir individualizado en carpetillas con indicación de su contenido de forma somera.
Ordenar los expedientes que conformen una serie según un criterio adecuado, criterio que dará la propia documentación.
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Preparación de las cajas
- La documentación ya revisada se debe introducir en cajas de archivo definitivo. En ningún caso el Archivo admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. Se evitará dejar cajas semivacías.
- En los casos de documentación que por su tamaño o características no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con la recomendación del Archivo Central.
- El lomo de las cajas se rotulará con un número correlativo que se corresponderá con el número de orden señalado en la Relación de Entrega.
- Junto a la documentación se debe preparar también para su envío, cualquier instrumento de descripción relativo a la misma (bases de datos, índices, etc.) que pudiera ayudar al personal del archivo en el estudio y análisis de la serie documental.
Cumplimentación de la Relación de Entrega
EL ACTA DE TRANSFERENCIA es el documento que acompaña a toda transferencia de fondos.
Cumple una doble función:
- Es el elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar.
- Facilita el control y la localización de los documentos solicitados al Archivo Central por la unidad administrativa remitente.
El acta de transferencia consta de tres partes:
- Datos de Cabecera: donde se identificará el organismo remitente (Archivo de Oficina), y el organismo receptor (Archivo Central) fecha en que se realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite.
- Descripción de la documentación a remitir: donde se indicará número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia, sus fechas extremas y contenido somero de cada una de ellas.
- El traspaso implica responsabilidad en la custodia de los documentos, razón por la cual, el Acta deberá ser validada por las personas responsables de la entrega y de la recepción. Llevará también el sello de los Directivos de las respectivas unidades administrativas.
La correcta cumplimentación del Acta es muy importante porque testimonia quién es responsable de la custodia de los documentos.
Temas
- Conocimiento de Normas Legales Vigentes: Ley 279 “A”
- Cap. XI- Desafectación, Eliminación, Reproducción y Traslado de la Documentación. Art. Nº 47 y Art. Nº 48
- Decreto Reglamentario Nº 1417
- Tablas de Retención Documental
- Resolución Nº 343-MG-2006
- Decreto Nº 0029-MG-2007
- ¿Cómo construir la Tabla de Retención Documental? Importancia de las Tablas de Retención La Tabla de Retención Documental es un listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos. Beneficios: 1. Facilita la recuperación de la Información. 2. Racionaliza la producción Documental. 3. Facilita el control y acceso a los Documentos. 4. Regula la transferencia de los Documentos de las Oficinas al Archivo Central. 5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar documentación relevante. Recordar: Es Importante reiterar que la tabla de retención (TDR) es una Herramienta Archivística Dinámica, por lo cual requiere una observación permanente a fin de garantizar, la actualización de ser necesaria. Como Construir una Tabla de Retención Documental? 1- Realizar un diagnóstico del Ministerio/Secretaria/Dirección/Área que permita conocer el estado actual en puntos como:
- Administrativamente como está organizado/a.
- Cuál es su actividad/funciones. Estado Archivístico actual, es decir, que prácticas se llevan a cabo en cuanto a la organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos, tanto en las oficinas como en las áreas físicas donde están los archivos. Básicamente se debe compilar información referida a: Sector al que pertenece y normas administrativas que regulan a la repartición. Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que debe cumplir o que tienen relación estrecha con la actividad que se desarrolla. El resultado del primer paso será: Diagnóstico Administrativo y Archivístico Historia Institucional Mapa o Marco Jurídico de la Repartición. 1- Conformar una Comisión conforme los artículos Nº 47 y Nº 48 de la ley 279 “A”; que establecen el procedimiento que habrá de aplicarse Desafectación, Eliminación, Reproducción y Traslado de Documentos:
Para proceder a la desafectación de documentos, cada Organismo que posea alguna de las Categorías de Archivos enunciadas en el Artículo Nº 22 de la ley, deberá confeccionar la tipología documental específica y elaborar una propuesta de Tablas de Retención.
El Procedimiento para determinar los términos de guarda de cada tipo documental, es el siguiente:
a) Formación de una Comisión Evaluadora integrada por el Jefe de Archivo, Jefe Administrativo, Contador y Asesor Letrado de la Repartición, quienes dictaminarán sobre el valor administrativo, contable y jurídico de los documentos.
b) Remisión de las propuestas a la Dirección del SIPAR para la determinación del valor histórico. En caso de poseerlo, se asignará el plazo de conservación mayor que fijare la Comisión Evaluadora.
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c) La Dirección del SIPAR solicitará al Poder Ejecutivo la aprobación de Tablas de Retención, tras lo cual su aplicación será obligatoria.
Tal como lo expresa la Ley, es importante que se conforme una Comisión Evaluadora (un equipo asesor) dentro de la repartición que aporte a la construcción de la Tabla de Retención Documental. Esta Comisión deberá estar conformado por personas con cargos estratégicos: El Director Administrativo, quien agilizará la toma de decisiones. El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos administrativos internos. Un Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo. Un contador, aportará conocimientos contables. Un Licenciado en Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será valioso. El responsable del Sistema de Gestión de Calidad, si estuviese designado El responsable del Archivo o de Gestión Documental. Otras personas cuyos conocimientos y/o experiencia sea significativa. Constituida la Comisión, habrá que informarles, de que trata el Proyecto de la Tabla de Retención Documental. Es muy importante que ellos comprendan por qué se debe contar con ésta herramienta legal. Por último, hay que comunicarles el plan de trabajo y el cronograma de ejecución. Esta Comisión se debe reunir cada vez que sea necesario aprobar resultados o tomar decisiones sobre el proceso. El resultado del segundo paso será: Comisión evaluadora conformada Plan de Trabajo aprobado. 2- Investigar sobre la Producción Documental Actual del Organismo Es de máxima relevancia la investigación de la producción de los documentos del organismo. Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más común para que una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.
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En este paso, la labor será indagar y registrar en cada una de las oficinas las Unidades Documentales (series) y los tipos de documentos que producen en razón de las funciones que ejecutan. La denominación de las Unidades Documentales no se inventa. Se deduce. Para realizar esta consulta se podrán usar encuestas de estudio en cada una de las oficinas productoras. Para Tener en Cuenta Ejemplos de nombres de tipos documentales incorrectos: Documentos varios: no está claro el asunto al que se refiere. Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este nombre es ambiguo. La forma correcta sería: En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes de egresos, comprobantes de pago, etc. El resultado del tercer Paso será: Encuestas de la producción documental. 3- Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental Este instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retención Documental. ¿Cómo elaborar el cuadro de Clasificación Documental? Forma básica para elaborarlo: 1. A partir de la estructura organizacional (paso-1) y los tipos documentales identificados (paso-3), debes empezar a clasificar la información definiendo las series y sub-series documentales acompañados con su correspondiente tipología. 2. Las encuestas de cada una de las oficinas y determinará que series y sub-series genera cada una. 3. Identificadas las series, sub-series y tipología documental, se ubican en el formato del Cuadro de Clasificación Documental. 4- Establecer el tiempo de Retención y Disposición Final de los Documentos En esta instancia deberá intervenir en Pleno la Comisión creada oportunamente.
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A cada una de las Series y Sub-series documentales se debe aplicar el proceso Archivístico de Valoración Documental. ¿En qué consiste la Valoración Documental? La teoría Archivística identifica dos clases de valores de los documentos: 1. Valor Primario: Son los documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, técnico y contable. 2. Valor Secundario: Son los documentos que tienen algún valor histórico, cultural, científico, investigativo, entro otros. Entonces, para que se puedan identificar los valores que poseen los documentos es indispensable realizar un proceso exhaustivo. En este proceso se determinara qué tipo de valor poseen las agrupaciones documentales que forman parte de la Tabla de Retención Documental, a partir de allí se definen los tiempos de retención en los Archivos de Oficina/ Gestión/Intermedio/Central/Histórico que resguardan los documentos de acuerdo al ciclo de vida de estos. ¿Cómo se define la Retención y Disposición Final de los Documentos? Se toman en cuenta tres aspectos 1. La necesidad administrativa del organismo. 2. La normatividad legales/contable 3. El valor histórico 5-Elaborar la Tabla de Retención Documental Una vez revisadas por la Comisión, deberán ser aprobadas por una Norma legal. Concluido este procedimiento ya pueden implementarse Se deben dar a conocer a todos los responsables de Área El paso siguiente, es comprometerse con la aplicación de este Instrumento. Hay que tener presente que el éxito de la Tabla de Retención Documental no depende solo del personal. Para que se alcancen los objetivos que se esperan con la Tabla de Retención Documental, se necesita del compromiso de todos. Hay que realizar campañas de capacitación sobre organización de los documentos de las oficinas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. No todo termina con la aprobación de la Tabla de Retención Documental. El mundo siempre es cambiante, al igual que las organizaciones. Hay que revisar periódicamente el instrumento y si es necesario efectuar modificaciones.
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Anexo Documental Ley 279 “A”- Capítulo XI Desafectación, eliminación, reproducción y traslado de la documentación
ARTÍCULO 47.- Todos los documentos producidos y que produzcan los Organismos Públicos integrantes del SIPAR, serán desafectados exclusivamente de acuerdo al régimen previsto en la presente Ley, con excepción del Poder Legislativo y del Poder Judicial de la Provincia, los que establecerán sus propias pautas al respecto. A los efectos de esta Ley, se entiende por “desafectación” la declaración de disponibilidad de un documento con vista a su eventual eliminación.
ARTÍCULO 48.- Sólo una vez que se haya aprobado la desafectación de documentos, la Autoridad Superior de la que dependan cada uno de los Archivos podrá disponer la eliminación, de acuerdo con los reglamentos vigentes.
DECRETO REGLAMENTARIO Nº 1417-1985 A
Reglamenta Ley Nº 279-A
San Juan, 12 de agosto de 1985.
VISTO: La Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social y dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR); y
CONSIDERANDO: Que el Sistema Provincial de Archivos se crea con el objeto de organizar, tecnificar, administrar, conservar, acrecentar y difundir el patrimonio documental de la Provincia y asegurar su accesibilidad para la acción administrativa, para la Investigación científica y para la información general. Que por el Artículo 561 de la Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), se faculta al Poder Ejecutivo para que reglamente dicha Ley.
POR ELLO:
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DECRETA:
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ARTÍCULO 1º.- Reglaméntese la Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social y dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR) según se consigna a continuación:
ARTÍCULO 6º (Artículo 6º en Ley Nº 279-A).- Además de las funciones que le acuerda la ley al Director General del SIPAR, le competen las siguientes atribuciones:
1) Coordinar la labor del SIPAR con el Sistema Nacional de Archivos que eventualmente dispusiera crear la Nación.
2) Promover la adhesión al Sistema de los Archivos previstos en el Artículo 2º, Inciso b) de la Ley.
3) Solicitar al Poder Ejecutivo la determinación de los Archivos que integrarán el Sistema, según lo establecido en el Artículo 2º, Inciso a).
4) Disponer la supervisión de los Archivos integrantes del SIPAR.
5) Gestionar ante las autoridades o entidades particulares pertinentes el envío de dos (2) ejemplares de toda publicación que realicen los organismos oficiales y diarios o periódicos que circulen en la Provincia, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 18 de la ley.
6) Analizar y someter a consideración del Poder Ejecutivo las Tablas de Retención Documental elaboradas por cada organismo para su documentación específica y las preparadas por la Secretaría Técnica para la documentación común a toda la Administración Pública Provincial.
7) Disponer la evaluación de aptitudes que se efectúe a aspirantes a desempeñar funciones en Archivos Estatales
8) Comunicar a las autoridades competentes en caso que se intentare llevar fuera de la Provincia, documentación calificada como de valor histórico.
9) Asesorar a las autoridades respecto a necesidades, exigencias y medidas de seguridad con que deben contar los locales destinados a Archivos.
ARTÍCULO 7º (Artículo 7º en Ley Nº 279-A).- Serán funciones del Secretario Técnico del SIPAR:
1) Investigar sobre metodología, procedimiento, adelantos técnicos y otros temas en materia archivística. 2) Proponer a la Dirección normas de aplicación y reglamentaciones archivísticas. 3) Planificar y elaborar las Tablas de Retención Documental para la tipología común a toda la Administración Pública Provincial. 4) Asesorar al Director en materia archivística.
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ARTÍCULO 8º (Artículo 8º en Ley Nº 279-A).- Serán funciones del Inspector General del SIPAR:
1) Difundir las normas aprobadas por la Dirección.
2) Orientar a los encargados de Archivos respecto a la organización más apropiada para cada uno de los depositarios.
3) Supervisar los archivos integrantes del Sistema para asegurar una efectiva y eficiente aplicación de las normas operativas.
4) Coordinar la labor de los archivos.
5) Planificar la incorporación paulatina de los archivos integrantes del Sistema.
6) Programar reuniones de encargados de archivos, por áreas, a fin de lograr uniformidad en el desarrollo.
7) Llevar registros de los inventarios documentales de los archivos.
8) Informar a la Dirección sobre el funcionamiento de dichos archivos.
ARTÍCULO 15 (Artículo 15 en Ley Nº 279-A).- El Departamento Archivo intermedio tendrá las siguientes funciones además de las que le acuerda la Ley:
1) Elaborar informes, expedir fotocopias y evacuar cualquier información que le sea solicitada por consultantes autorizados de acuerdo al Capítulo VII de la ley.
2) Efectuar la selección documental de acuerdo con las Tablas de Retención aprobadas por el Poder Ejecutivo y elaboradas de acuerdo al procedimiento fijado por los Artículos 47 y 48 del presente Reglamento. 3) Elaborar el calendario de recepción de archivalía procedente de los Archivos Centrales y Sectoriales. 4) Organizar el servicio de reprografía.
ARTÍCULO 25 (Artículo 25 en Ley Nº 279-A).- Los plazos a que se refiere el Artículo 25 de la ley, se fijan en diez (10) años desde la finalización del acto administrativo, en un todo de acuerdo al Artículo 14 de la referida ley.
ARTÍCULO 30 (Artículo 30 en Ley Nº 279-A).- Accesibilidad de los Archivos Estatales: Los documentos depositados en archivos estatales serán accesibles al público cuando tengan una antigüedad mayor de treinta (30) años a contar de la última fecha que registra la actuación.
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Los documentos que tengan menos de treinta (30) años, serán accesibles en los siguientes casos:
a) Para los particulares que acrediten que sus derechos e intereses son alcanzados por los documentos. b) Para los organismos públicos que acrediten causa legítima con sujeción a las normas de procedimientos que les sean aplicables. e) Para la institución productora de la documentación, con permiso escrito del responsable de la misma.
ARTÍCULO 35 (Artículo 35 en Ley Nº 279-A).- A los efectos de la ley, se considera "Patrimonio Documental Potencial" a toda la producción documental actual, estatal y no estatal, independiente de quien detente los derechos de propiedad o administración sobre la misma.
Temas
- ¿Qué es la conservación preventiva? Factores Internos o Intrínsecos: Acidez- Oxidación del Papel
- Factores externos o extrínsecos: Físico-ambientales: Intensidad de la luz-humedad-intensidad de la luz.
- Factores Químicos. Factores Biológicos. Factores Mecánicos. Factores Catastróficos
- Pautas Básicas de Preservación
- Limpieza de las Áreas de Archivo como parte de la Conservación Documental Equipos de Higiene y Seguridad del personal
- Procedimiento para la limpieza documental. Conservación Preventiva en Archivos4 ¿Qué es la conservación preventiva? Es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tienen por objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos del deterioro que sufren los impresos y documentos, tratando de que los mismos subsistan para las generaciones futuras. Factores de Degradación 1- Factores internos o intrínsecos.- Se relaciona con los materiales y la manera en que se ha producido el papel (como está compuesto, elementos, aditivos, etc.)
- Acidez: Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene el papel. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez, la cual se mide en términos de pH, es decir la concentración del ión hidrógeno. Cuando la acidez se manifiesta es fácil detectarla por el amarillamiento del papel, que se envejece al punto de volverse quebradizo.
- Oxidación: Esto tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en tintas ferrogálicas. La tinta es un elemento adherido al soporte por lo que cualquier reacción química que se de en ella lo afectará irremediablemente. La oxidación se evidencia cuando la tinta ¨muerde¨ al papel provocando desprendimiento del sector donde se ha escrito y en ocasiones causando daño a páginas enteras. Este efecto puede transferirse a páginas enteras. 2- Factores externos o extrínsecos. Son aquellos factores que alteran el medio ocasionando reacciones mediatas o inmediatas en los documentos. En general de dividen en cuatro grandes grupos: Físicos ambientales: son los relacionados con el microclima imperante en las áreas dónde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden en el microclima son la luz- la humedad y la temperatura. La Intensidad de la Luz: la irradiación directa sobre los documentos provoca reacciones químicas que alteran la composición química del papel. El proceso de decoloración de las tintas tiene un efecto directo sobre la celulosa que la debilita y si actúa en combinación con el papel que tiene elementos como la lignina, acelera su proceso de envejecimiento. La excesiva intensidad de la luz causa deterioro por la radiación La Humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa, se hinchan o expanden y bajo condiciones secas el papel pierde humedad y las fibras se encogen. El exceso de humedad crea hongos y atrae la proliferación de microorganismos. La falta de humedad produce resquebrajamiento.
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La Temperatura: las altas temperaturas y una excesiva humedad, provocan la descomposición de la celulosa y favorece la propagación de microorganismos (hongos y bacterias). La poca humedad y las bajas temperaturas producen fragilidad, envejecimiento y resquebrajamiento del papel, tornándolo frágil y friable. 3-Factores Químicos De todos los más dañinos son los que se relacionan con la polución ambiental, aerosoles, polvo, materiales inestables como grapas, clips, alfileres, prensas, adhesivos, transpiración de manos, cremas de manos, etc. 4-Factores Biológicos: Se refiere a la presencia de agentes microbianos que producen alteraciones en los documentos. Se distinguen: Bibliófagos: los que se alimentan de papel y madera; entre otros; cucarachas, escarabajos, gusanos, termitas, piojos, etc Microorganismos: formados por dos grandes grupos; hongos y bacterias. Su presencia trae consigo la infección de los documentos. Estos agentes provocan reblandecimiento del papel en las zonas afectadas, al extremo de llegar a desintegrarse. La señal de advertencia es la presencia de pigmentaciones que van desde el negro intenso, pasando por variaciones amarillas, marrones, rojizas. Esto depende del microorganismo que lo esté afectando. 5-Factores Mecánicos: Son las relacionadas con las condiciones de almacenamiento, protección y manipulación de los documentos. El manejo inadecuado de las colecciones podría ocasionar roturas de las hojas, aparición de manchas de grasa, desprendimiento de los bordes, rasgados y
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perforaciones del papel. Todo esto disminuye la capacidad de resistencia del documento. Manipulación Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento producen rápidamente daños evitables a las colecciones. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce pronto a daños serios e irreparables. Los documentos se deben tratar con delicadeza. Es inevitable cierto deterioro por el uso: las tensiones que se producen con cada abrir y cerrar. Pero el usuario es el responsable de que este proceso sea más o menos acelerado. Los fondos documentales crecen y muchas veces falta el espacio para las nuevas cajas de conservación. Si éstas son forzadas a entrar en las estanterías, se las comprime. Cada vez que se saque alguna del estante, varias sufrirán algún tipo de deterioro. 6-Factores Catastróficos: Inundaciones- filtraciones de agua- rotura de cañerías: Los efectos pueden ser muy graves, como: tintas corridas, adhesión de hojas, roturas, deformaciones, manchas y aparición de hongos y bacterias. Terremotos: En el caso de sismo en los repositorios, puede acarrear deterioro físico, roturas, desencuadernado, pérdida del soporte. Incendios: Produce fragilidad de los documentos, resequedad, acartonamiento, se carbonizan y pueden inclusive quedar en cenizas. Pautas básicas para la preservación ¨Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluye: el espacio físico, la instalación de mobiliario, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y a la información contenida en ellos. En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio¨
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¿Cuál es el ambiente ideal para las colecciones? Es aquel en el que se controla la temperatura y la humedad relativa, donde no existen contaminantes, se asegura una buena ventilación y se controla la luz, donde no haya hongos, insectos, roedores y se incorporan prácticas acertadas de mantenimiento y seguridad contra incendios, inundaciones y robos. Humedad relativa y temperatura: El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la preservación, debido a que es uno de los factores que contribuye de manera más significativa en el deterioro de los materiales. Las fluctuaciones en la temperatura y la humedad relativa también son perjudiciales. No se debe olvidar que las colecciones de archivos son higroscópicas, es decir que, absorben y expulsan rápidamente la humedad, contrayéndose y expandiéndose. Estos cambios aceleran el deterioro y conducen a daños tan visibles como el desmoronamiento de las tintas, la deformación del papel y de las cubiertas de los libros. Tomemos en cuenta las siguientes recomendaciones: Protección contra la humedad y temperatura: a) Los edificios deben mantenerse en buen estado. Es necesario hacer un análisis detenido de los revestimientos en techos y paredes. b) Las grietas deberían repararse tan pronto como se presentan. c) Las puertas y ventanas deberían sellarse y mantenerse cerradas para evitar la entrada de aire exterior no acondicionado. d) Si es necesario, se implementarán equipos de control de clima que varían en complejidad. Van desde un simple aire acondicionado, y deshumidificador, hasta un sistema central que abarque todo el edificio y que filtre, enfríe, caliente, humecte o deshumecte el aire. Luz: El efecto de la luz provoca daños graves en las colecciones de archivos, acelerando su deterioro, porque actúa como catalizador en los procesos de oxidación de
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los materiales. Produce amarillamiento general, decoloración, contracción y fragilidad del soporte. Este deterioro es generado por la acción de radiaciones destructivas, especialmente los rayos ultravioleta. Una exposición de luz baja permanente es igual de dañina que una luz fuerte durante corto tiempo. Protección contra la luz: a) Los niveles de luz deberían ser tan bajos como sea posible y el tiempo de exposición el mínimo necesario. b) En las salas de custodia, las ventanas o claraboyas no pueden sobrepasar el 10% del total de la superficie de las paredes y siempre la luz que ingrese deberá ser indirecta y protegida por filtros, cortinas o persianas que eviten la luz sobre las colecciones. c) Todo tipo de luz deberá poseer filtros o difusores y si es posible se utilizarán tubos fluorescentes especiales, bajos en radiaciones ultravioletas. d) Deberá existir independencia de iluminación artificial entre las diferentes áreas que conforman el archivo. e) El tiempo de exposición y el nivel de iluminación debe ser controlado con la implementación de interruptores, que apaguen la luz dentro de un tiempo prudencial evitando una exposición permanente. ´´Un documento se deteriora 50 veces más en exposición permanente que a la sombra´´ Calidad del Aire: En la actualidad, uno de los agentes de mayor degradación de los documentos, es la contaminación atmosférica presente en forma gaseosa o sólida (partículas). Los contaminantes gaseosos conducen a la formación de ácidos en las colecciones produciendo amarillamiento, manchas, oscurecimiento y pérdida de resistencia de los materiales. Esto generalmente se evidencia cuando se observan libros o documentos con las orillas oscurecidas mientras que el interior está en buen estado.
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Protección contra la contaminación del aire a) Pueden utilizarse estuches protectores (unidades de conservación), que pueden ayudar a disminuir los efectos de los contaminantes sobre las colecciones. b) Debe estar terminantemente prohibido fumar en las áreas de archivos. c) Se debe realizar periódicamente limpieza de los lugares de almacenamiento y de las colecciones, esta tarea minimiza la degradación. d) Las aspiradoras empleadas en la limpieza, obligatoriamente deben estar provistas de filtros totales para impedir la dispersión de las esporas de microorganismos en el aire. e) Deben eliminarse ciertos tipos de materiales de construcción como pinturas, selladores, sustancias limpiadoras de muebles o pisos, que emitan gases. f) Debe eliminarse igualmente alfombras de los pisos y muebles de madera. ¨Las partículas de polvo pueden manchar de forma irreversible los materiales, además de desgastarlos¨ Microorganismos – Hongos Se conocen más de cien mil especies de hongos (fungi). Los hongos se propagan diseminando numerosas esporas, las cuales se dispersan en el aire, viajan a nuevos sitios y en condiciones adecuadas, germinan. Cuando ello ocurre, en las esporas aparecen unos tejidos parecidos a pelos que se conocen como micelio (moho visible). El micelio produce a su vez más sacos de esporas, que maduran y estallan, con lo que el ciclo vuelve a comenzar. Los hongos excretan enzimas que les permiten digerir materiales orgánicos como el papel y las encuadernaciones de los libros, alterándolos y debilitándolos. Así mismo, muchos hongos contienen sustancias coloreadas que pueden manchar el papel, la tela o el cuero. Se debe tomar en cuenta que puede ser peligroso para las personas y en algunos casos, representan un gran riesgo para la salud. Los brotes de hongos nunca se deben ignorar ni dejar “que desaparezcan solos”.
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Para germinar, es decir volverse activas las esporas, necesitan un ambiente propicio. Si no hay condiciones favorables, permanecen inactivos (latentes) y causan poco daño. El factor más preponderante en el crecimiento de hongos es la presencia de humedad. Por lo general, mientras mayor es la humedad relativa, con mayor facilidad se desarrollan los hongos. Si la humedad relativa es superior al 70% durante un período prolongado, el crecimiento de hongos es prácticamente inevitable. Se debe recordar, sin embargo, que algunas especies de hongos crecen también con una humedad relativa inferior. Otros factores que contribuyen al desarrollo de hongos en presencia de humedad son la temperatura elevada, el aire estancado y la oscuridad. Protección contra los microorganismos – hongos: Las esporas de los hongos, ya sean activas o latentes, se encuentran en todas partes. Las estrategias de control son: a) Mantener la humedad relativa, temperatura y luz, en niveles moderados, de manera que las esporas permanezcan latentes. b) Realizar controles permanentes de todos los ambientes y aislar en forma inmediata los posibles focos de contaminación, para tratarlos bajo la supervisión y recomendación de los especialistas. c) Conservar las colecciones libres de polvo y suciedad superficial. Se debe incluir en primer término un programa de limpieza que incluya el edificio, mobiliario y documentos.
Limpieza en las Áreas de Archivo como parte de la Conservación Documental
La limpieza es uno de los factores que garantiza la conservación documental, por lo tanto es muy conveniente que la Institución adopte un programa dónde se determinen acciones tendientes a lograr la seguridad del acervo documental y del personal afectado a las tareas de archivo.
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La naturaleza orgánica del papel, su disposición fibrosa y porosa, así como su estructura delgada y flexible, hace de los expedientes, tomos y libros, entre otros; objetos susceptibles de sufrir cambios importantes debido a su interacción con el medio que los rodea. Es por ello que se hace preponderante aplicar procedimientos que permitan mantener en buen estado tanto, las áreas de custodia documental, como los documentos.
El programa de limpieza para documentos, y áreas de trabajo, debe ser permanente y periódico. Tanto la programación como los controles de eficiencia, deben quedar consignados en formatos (cronogramas) diseñados con éste propósito.
Una limpieza inadecuada o la falta de ella es en muchos casos la causa de daños costosos y algunas veces irreparables.
En el Programa se distinguen varios tipos de Acciones:
Limpieza General: abarca la limpieza de los pisos, lámparas, tubos, vidrios, mesas, sillas, bancos, papeleros, y estantes/anaqueles, puertas de carro-móviles, etc. sin mover la documentación. Debe hacerse con regularidad, los pisos y muebles diariamente, la estantería semanalmente, las lámparas y vidrios quincenalmente, los muros y techos, bimestralmente.
La limpieza de las Áreas de trabajo debe efectuarse antes o después de cada Jornada laboral, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
El Plan de limpieza debe apoyarse en un cronograma que especifique la periodicidad y los materiales a utilizar.
Es necesario que primero se aspire o limpie minuciosamente el polvo y la suciedad de todos los espacios, rincones y mobiliarios.
Los escritorios, mesones sillas de trabajo y demás mobiliario, deben ser desinfectados con alcohol antiséptico al 30 %, usando una bayetilla blanca/ y o gamuza.
No deben emplearse solventes o sustancias volátiles (aerosoles)
Las tareas mencionadas precedentemente deben complementarse con procedimientos de Saneamiento Ambiental que debe incluir tres aspectos:
a) La desinfección encaminada a reducir y controlar la carga de microorganismos y ácaros del aire.
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b) La desinsectación para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo
c) La desratización (en caso de ser necesario) que garantizará que los roedores no empleen los materiales como nidos.
Estos procedimientos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para el personal que allí se desempeña, sino contribuir con la conservación preventiva del patrimonio documental de la Institución.
La limpieza Profunda: se refiere a la limpieza de las repisas de la estantería que incluye el movimiento de la documentación y la limpieza de unidades de conservación (cajas archivo) si las hubiera, y libros (lomos y cantos), debe hacerse semestralmente, o como mínimo una vez al año.
Limpieza de Documentos: La limpieza es la eliminación de polvo u otras partículas que afectan la conservación de los documentos. La limpieza se constituye como uno de los programas más importantes para la conservación preventiva del material documental, con ella se disminuye en gran manera la posibilidad de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los mismos. Es una medida de conservación que se aplica a todo el fondo documental.
Procedimiento:
La manipulación de la documentación debe hacerse utilizando el equipo personal de seguridad. Es aconsejable que esté a cargo de personas con capacitación técnica adecuada por cuanto el papel reviste mucha fragilidad y un procedimiento inadecuado podría ocasionar daños, en algunos casos irreversibles.
Para el caso de documentos atacados con microorganismos se recomienda usar barbijos de alta seguridad, ya que estas esporas flotan en el aire ingresando al organismo a través de las fosas nasales.
Una vez seleccionados los libros y/o documentos se puede comenzar con la limpieza, (hoja por hoja) la cual se realizara con brocha, con pinceletas de cerda suave, o con bayetillas/gamuzas de algodón, cubriendo la mesa de trabajo con un lienzo. Para realizar la limpieza puntual folio a folio, se debe deslizar cuidadosamente la herramienta seleccionada (pincel, gamuza, etc.) en dirección contraria al lomo de la encuadernación
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para evitar mover el polvo hacia el centro del mismo. Se deben retirar todos los objetos que puedan dañar el documento, metales, ganchos, clips, etc.
El lugar para la limpieza debe ser en un área apartada del resto de la documentación, ventilada e iluminada.
Material de conservación documental: gamuzas de algodón, pinceles de cerda suave; chatos y redondos, lienzo para cubrir mesas/escritorios; bolsas de polipropileno, bolsas de lienzo, unidades de conservación archivística, lápiz grafito, Solución de agua 70% y alcohol etílico 30%, para la limpieza de escritorios y unidades de conservación, hilo de coser y aguja.
De estricta aplicación:
No deben ingerirse alimentos y o bebidas (agua, gaseosas, te, mate, etc.) en las áreas de trabajo, ya que ponen en riesgo la integridad de los documentos.
Medidas de Seguridad para el Personal de Archivos: El personal a cuyo cargo estén los Archivos debe contar con un equipo básico de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros, lentes protectores, barbijos, entre otros. Así mismo se deben implementar hábitos de aseo, como la utilización de desinfectante líquido o el quitarse los elementos de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún tipo de alimento, con el fin de evitar lesiones producidas por microorganismos u otros tipos de contaminantes.
Los elementos de seguridad deberán tener especificaciones técnicas mínimas, para que el personal pueda desempeñar satisfactoriamente su labor sin colocar en riesgo su salud. Dentro de estos elementos se encuentran:
Batas de algodón, o tela liviana, o de material desechable de mangas largas (preferentemente con puño ajustado y cuello alto )
Barbijos desechables de alta seguridad-
Cofias desechables
Guantes desechables de nitrilo
Guantes de algodón
Gafas protectoras con cierre de seguridad
Jabón antibacterial
Gel antibacterial
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