Módulo Nº 1

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Descripción

Temas

  • ¿Qué es un documento?
  • Introducción a la Gestión de Documentos y Administración de Archivos
  •  ¿Qué es un Archivo?
  •  Principio de procedencia y Orden Original

A modo de Introducción

En el presente módulo se destacan los principios y conceptos básicos de la Administración de Documentos, los orígenes y razón de ser de esta disciplina, su desarrollo y evolución como resultado de la crisis funcional de la Archivística tradicional que prevalecía hasta mediados de los años cincuenta del Siglo XX, así como su importancia como modelo para la planeación archivística y la construcción de sistemas institucionales de archivos.

Se hace también una descripción de los principales problemas que, derivados del fenómeno de la explosión de documentos —que también se explica— condicionan la eficiencia de los archivos como sistema de información para las administraciones públicas. Se enfatiza además la importancia de entender los archivos bajo esta perspectiva, así como el papel que juegan en la generación de una nueva cultura de transparencia, rendición de cuentas y gobernabilidad democrática.

¿Qué es un documento?

Documento de archivo o unidad de documentación simple, es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeño de las gestiones públicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestión, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institución.

Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen más documentos electrónicos o digitales (que eventualmente podrían tener una naturaleza o un uso archivístico), el documento de archivo (cuya información se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeño de las gestiones públicas, y es el objeto de trabajo “natural” de las instituciones archivísticas.

Así, la definición del concepto de Documento de Archivo se amplía significativamente cuando se describen sus características y cualidades, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas características, al menos no totalmente.

El documento de archivo:

  •  Documenta las gestiones públicas o es resultado de procesos de gestión. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo.
  •  Posee valores administrativos, legales y/o fiscales.
  •  Con frecuencia es exclusivo y único.
  •  Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas y les otorga continuidad.
  •  Es referencia y testimonio de la acción gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histórica.
  •  Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendición de cuentas.
  •  Está plenamente identificado con datos que permiten su agrupación archivística, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institución y área que lo ha generado y usado, así como con la función y el asunto sobre el que versa.

Gestión de Documentos y Administración de Archivos:

Los problemas más característicos y acuciantes de los Archivos pueden agruparse en tres grandes categorías. Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenómenos que configuran el todavía dramático espectro que prevalece en la operación de los archivos públicos en todos los niveles de gobierno. Su solución, sin lugar a dudas, tendrá que darse gradual y sistemáticamente, basada en la metodología que provee la Administración de Documentos.

Estas categorías son las siguientes:

  •  Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico.
  • Recursos operativos insuficientes e inadecuados.
  •  Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social.

En cada una de estas categorías puede distinguirse una gran cantidad de circunstancias y fenómenos que afectan la operación de los archivos. Para cada caso las más recurrentes son las que se indican a continuación:

1. Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico

Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las administraciones públicas. Es decir:

  •  Carencia de áreas especializadas con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeño de la función archivística.
  •  Archivos que funcionan, aislados de su entorno y operando cada uno “por su cuenta”.
  •  Ausencia de políticas formales para la producción de documentos y la integración de la información documental en expedientes y series.
  •  Utilización de sistemas técnicos de clasificación y ordenación desactualizados o impropios para los archivos.
  •  Ausencia de normas legales para la valoración documental, con la consecuente sobreacumulación de acervos, así como la ausencia de medidas razonadas para la depuración de acervos y la selección de documentos con valor permanente o histórico.
  •  Desconocimiento de técnicas, normas e instrumentos para la organización (clasificación, ordenación y descripción de archivos), su conservación y preservación, así como su difusión e instrumentación de accesos controlados a la información que contienen los acervos.

2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados

  •  Personal con frecuencia “castigado”, sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional.
  •  Ausencia de programas de capacitación permanentes.
  •  Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservación de acervos y con severos riesgos de siniestros).
  •  Incorporación desordenada de tecnología de punta para el manejo de archivos (digitalización de acervos como solución mágica, desarrollo inapropiado de sistemas automatizados, ausencia de políticas y normas para el manejo de información electrónica).

3. Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social

  •  Desdén por la actividad archivística por parte de la autoridad.
  •  Desconocimiento de la función y desinterés de usuarios por la información archivística.
  •  Administración patrimonialista de la información archivística.

Aunque la situación descrita de los archivos permite reconocer los aspectos básicos de su problemática, siempre es necesario desarrollar diagnósticos detallados de la operación y manejo de los recursos que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantificar con precisión la dimensión real de los problemas, y con base en ellos fundamentar una estrategia unificada de mejoras.

Incluso se posibilita un rediseño o una reingeniería total de todos sus procesos y estructuras de funcionamiento, cohesionadas alrededor de eficaces medidas de planeación archivística.

Resulta esencial comprender que la solución a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitación del personal, o de la incorporación de tecnologías e incluso de la generación de normatividad técnica o jurídica por sí solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales. Los Archivos rebasan los ámbitos de su organización y ordenación, por lo que las soluciones que se instrumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.

Resulta necesario entender con precisión los problemas de los archivos y orientar las soluciones hacia el entorno institucional, hacía las raíces de la problemática, relacionada esencialmente con el propio desempeño de la gestión pública. En otras palabras: es necesario ver a los archivos desde la administración que los produce y usa, al tiempo que se ve a la administración desde la eficacia de sus archivos como sistema de información.

Como respuesta a ésta problemática y a la explosión documental que se produce en la década del 40, surgen nuevos paradigmas vinculados a procesos que vinculan la Gestión Documental con los Archivos

El inicio de la expresión y del concepto Records Management (Gestión documental) se reconoce a parir del 1941 en E.E.U.U. por la Sociedad de Archivistas Americanos. No es sino la atención archivística a los documentos administrativos desde su creación, a partir de planteamientos de economía y eficacia hasta decidida su entrada a los archivos.

La Gestión documental consigue:

  •  A partir de la definición de funciones, de la normalización de los procedimientos y del diseño de los expedientes, racionalizar y agilizar la producción documental evitando los documentos innecesarios, por duplicados o inútiles y la reducción de almacenamiento costosos.
  •  Anticipar la clasificación
  •  Identificar y ordenar las Series
  •  Adelantar la valoración y prever la conservación o la eliminación en función de los plazos de conservación previstos
  •  Controlar la conservación física
  •  Facilitar el acceso a los documentos garantizando la seguridad, la integridad y la autenticidad de los mismos.
  •  Garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la administración y los Derechos de los ciudadanos

En los procesos de Gestión Documental hay etapas donde predominan los criterios administrativos y otras donde pueden reconocerse como netamente archivísticos (Entre los primeros el diseño de los procedimientos, entre los segundos la descripción, desafectación y transferencias).

Requiere integración de funciones archivísticas y administrativas auxiliadas por las tecnologías de la Información. Por lo tanto debe existir corresponsabilidad entre archiveros, gestores administrativos, y responsables informáticos.

Será entonces importante integrar a la Gestión Documental las funciones archivísticas.

Para finalizar diremos; En todos los Planes de Gobierno se contempla la Gestión Cultural, La Gestión Sanitaria, la Gestión Ambiental, etc. Y así como para cada una de ellas se dispone la asignación de recursos, procedimientos, y normativas, del mismo modo debería ser para la Gestión Documental, puesto que los Documentos y los Archivos no pueden estar ajenos a éstos procedimientos.

Lo cierto es que no todas las organizaciones son conscientes de la importancia de la Gestión Documental y la ignoran empezando por no reconocer a los Archivos.

¿Qué es un Archivo?

Para entender con precisión el concepto de archivo, quizá sea conveniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuencia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son.

Así, los archivos no son:

  •  Cuartos cerrados de cuatro paredes.
  •  Mazmorras de castigo.
  •  Depósitos de objetos en desuso.
  •  Papeles viejos y malolientes.
  •  Santuarios de la Historia para eruditos.

El archivo no es solamente el lugar físico donde se resguardan papeles; eso es solamente la estructura edilicia del archivo. Lo que se resguarda en dicho espacio es el archivo documental, que lo será si y solo si se encuentra debidamente organizado, clasificado, ordenado y descripto.

En la esfera de las Instituciones Públicas o Gubernamentales, la concepción de archivo agrega a la definición del concepto su cualidad como conjunto “orgánico” de información, dado que ese conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato oficial responsabilidades jurídicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la producción y uso de documentos y, por tanto, la generación de series y archivos.

Por otra parte, esta cualidad orgánica de la información archivística, hace necesario que su manejo y administración se especialice. Es por eso que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden brindar a la institución o a las unidades administrativas a las que se encuentren unidos.

Así se da lugar a la formación de las instituciones o entidades archivísticas como centros de información. Los archivos así entendidos, pueden ser de diferentes tipos: clínicos, contables, de personal, jurídicos, de registros administrativos públicos, etc. Pero su principal característica es que están constituidos por expedientes y series claramente identificadas, agrupadas y codificadas.

De conformidad con las etapas del Ciclo Vital de los Documentos, las instituciones archivísticas también pueden diferenciarse como Archivos de oficina (de trámite o concentración), Archivos Intermedios, Archivos Centrales o Archivos Históricos, en cuyo caso se organizan además por fondos, sub-fondos, secciones, subsecciones, además, desde luego, de las categorías ya vistas de series, sub-series , que son categorías que respetan la estructura y el orden original de la información archivística, con base en el llamado “principio de procedencia y orden original” de los archivos.

Principio de Procedencia y Orden Original

El principio de Procedencia y Orden original establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura como el orden de origen que, les ha dado la entidad productora de los documentos, especialmente en materia de clasificación archivística.

El principio de procedencia y orden original recupera la estructura original de la documentación, reconstruye por así decirlo la estructura formal y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite el orden de los acervos históricos en categorías claramente diferenciadas.

Con ello se logra manejar la documentación no como elemento aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relacionados entre sí. La información archivística puede ser por tanto información de gestión o información histórica.

Los archivos pueden contener información pública, de uso social cotidiano, de datos personales, confidenciales y reservados, de personas físicas o morales, información asociada a la seguridad nacional, etc. lo que revela la importancia de los archivos, razón que obliga, además de organizarlos y resguardarlos, administrarlos eficientemente a lo largo de su ciclo institucional de vida.