Módulo Nº 2

Fase de configuración

Cronograma de Taller con 5 fasesSaltar a las Tareas actuales
Fase de configuración
Fase actual
  • Información de Tarea El taller está siendo configurado. Por favor, espere hasta que cambie a la siguiente fase
Fase de envío
Fase de evaluación
Fase de calificación de evaluaciones
Cerrado
Descripción

Temas 

  •  Tablas de Retención Documental ¿Qué Son?
  •  Ciclo Vital de los Documentos
  •  Teoría de las Tres Edades: Edad Administrativa-Edad Intermedia-Edad Histórica
  •  Archivo de oficina: Documentos Administrativos-Expediente
  •  Series Documentales
  •  Expurgos ¿Qué desafectar en los Archivos de Oficina y de Gestión?
  •  Transferencias Documentales desde los Archivos de Gestión/Archivos de oficina al Archivo Central.
  •  Actas de Desafectación- Actas de Transferencia.

Tablas de Retención Documental – Tablas de Plazos de Guarda – Tablas de Desafectación

Las Tablas de Retención Documental también denominadas Tablas de Plazos de Guarda, o tablas de Desafectación son un listado de series, con sus correspondientes Tipos Documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los documentos.

Teoría de las Tres Edades de los Documentos (Ciclo Vital de los documentos)

En los años treinta (1930) tras el establecimiento del Archivo Nacional de los E.U. (1934) se hace referencia por primera vez al Ciclo Vital de los Documentos y a partir de los años 50 comienza a tener difusión.

Según Antonia Heredia Herrera el Historiador Wyffels en 1972, planteó la Teoría de las Tres Edades de los documentos que daría lugar a diferentes categorías de Archivo. Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia. Este Ciclo Vital contempla a semejanza de cualquier otro, el nacimiento (creación), crecimiento (mantenimiento y uso y decrecimiento y muerte (expurgo).

La teoría de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas:

1. Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Aquí

2 Heredia Herrera, Antonia (1986) Archivística General. Teoría y Práctica.

3 Cruz Mundet, J. R. , 1994. Manual de Archivística. Madrid, Fundación German Sánchez Ruiperez/ Pirámide.

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

15

la documentación forma parte de los Archivos de Gestión, es de uso frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.

En esta etapa los documentos se producen y usan para en función de la gestión cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.

2. Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la que fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.

Esta segunda fase es conocida como “de conservación precautoria” de los documentos, en la que la información se utiliza sólo como referencia o como información que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales.

3. Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su conservación será definitiva, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras solo por su valor cultural o de investigación

Esta tercera etapa o edad es la conocida como “histórica” o “de conservación permanente” de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya sólo por precaución legal, adquieren un valor que va más allá de su valor institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural y de testimonio de la evolución del organismo productor, esto es, como documentación con valor permanente, propiamente histórico.

Archivo de Oficina

El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expediente e incluso al terminar ésta, si las necesidades de consulta por la propia unidad son continuas.

El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que es trasladado a un archivo. Lo que cambia a lo

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

16

largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del mismo. La organización que se le dé en esta primera etapa determinará, el éxito o fracaso del proceso de GESTIÓN DOCUMENTAL

Son tres los principios fundamentales en que se basa una correcta organización de los archivos de oficina:

 Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.

 Considerar al expediente administrativo como base de la actuación administrativa.

Entre las funciones del archivo de oficina estarán:

 La formación de los expedientes y la correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina como consecuencia de su gestión diaria.

 La elaboración de los instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos, etc.) de la propia documentación que genera.

 El servicio de consulta administrativa.

 Las transferencias Archivo Central

Documentos Administrativos

Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.

Tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series documentales.

Dentro de los documentos administrativos podemos distinguir tres grandes grupos:

Expediente administrativo

Es la unidad básica documental de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.

Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor).

Reflejará la formalización de un procedimiento administrativo. Por ello un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciación, de oficio o parte, hasta la ejecución, incluyendo la documentación relativa a

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

17

revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la resolución del procedimiento pudiera generar.

Normas básicas de organización:

 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.

 Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

 Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaución de comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina.

 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.

 Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolución de otros, se utilizará una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso, al entenderse como documento de apoyo.

 En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente. De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.

 Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad.

Series Documentales

Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos de gestión. Se entiende por serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función y regulados por la misma norma de procedimiento.

Normas básicas de organización:

 Los expedientes que conforman una serie documental deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

18

 Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de la serie de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la forman y a la más fácil localización y recuperación de los documentos en sus correspondientes cajas. Los tipos de ordenación más utilizados son los siguientes:

 Orden cronológico: adecuado para documentos o expedientes de presupuestos, nóminas, de sesiones de órganos colegiados, etc.

 Orden alfabético: tomando como criterio el nombre de persona u organismo, adecuado para las series de expedientes de personal, expedientes académicos de alumnos, etc.

 Orden numérico: adecuado para expedientes o documentos contables, expedientes codificados de becas, expedientes de contratos, etc.

Nota Aclaratoria:

Los documentos no se crean, se producen. De éste concepto surge el Principio de Procedencia y la necesidad de recurrir al productor. Las Series Documentales no se inventan, se deducen.

Expurgos. Que desafectar en los Archivos de Oficina y de Gestión?

Como principio básico los documentos del archivo de oficina no deben eliminarse. Se encuentran en la primera etapa de su ciclo vital y mantienen sus valores primarios. Son antecedentes y testimonios de la actuación administrativa y garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos y de la propia administración.

La decisión sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el correspondiente proceso de valoración documental que debe realizarse en relación a las tablas de Retención Documental/Tablas de Plazos de Guarda propias de la Institución

Pero si hay documentos que pueden ser eliminados en las oficinas:

 Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados (ejemplo: copias de actas o acuerdo de órganos de Gobierno conteniendo instrucciones o normativas, cuyos originales se custodia en el Archivo de la Secretaría General de la Gobernación u otros)).

En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

19

 Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estén bajo custodia del Área de Gestión Económica.

 Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.

 Los mensajes electrónicos que contengan comunicaciones no incluidas en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Si se conservarán los documentos asociados a un mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.

 Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (encuestas, cuestionarios para elaborar un informe cuyos datos recoge, etc.).

 Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas. La documentación de apoyo informativo (fotocopias de boletines Oficiales, textos normativos, folletos, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

 Documentos originales múltiples producidos como instrucciones, circulares, comunicaciones internas y de difusión general entre oficinas.

Transferencias documentales desde los Archivos de Gestión al Archivo Central

Es el procedimiento habitual y normalizado mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los archivos de oficina o gestión al Archivo Central, a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las propias oficinas, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

La transferencia de la documentación al Archivo se hará de acuerdo con los períodos de conservación aprobados por la Tabla de Retención Documental.

Los objetivos de la transferencia son:

- Optimizar el aprovechamiento de espacio en las oficinas, evitando aglomeración de expedientes de uso poco frecuente para la gestión diaria.

- Traspasar al Archivo Central implica que personas especializadas en tareas archivísticas se harán cargo de la limpieza, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos. Con la transferencia, la oficina productora delega la responsabilidad jurídica de la documentación al Archivo Central, mediante la firma de un Acta de Remisión de Fondos o Relación de Entrega que acompaña a la entrega física de la documentación. Este es un

Sistema Provincial de Archivos Archivo General de la Provincia-

Ministerio de Gobierno – Gobierno de San Juan

Centro Cívico 3º Piso Núcleo 8 – Tel: 0264 4307264-7263 Mail: archivogeneral@sanjuan.gov.ar

20

instrumento jurídico en el que se relaciona y describe someramente los fondos que van a ser trasladados al archivo, y a su vez sirve de control y garantía del traspaso.

El primer paso para transferir es ponerse en contacto con el personal responsable del Archivo Central, que proporcionará el asesoramiento necesario e indicará los pasos a seguir.

Solicitud de espacio

En relación a la capacidad de los espacios del Archivo Central, es conveniente que está solicitud se realice con antelación a la necesidad de transferir.

De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el volumen y características de la documentación a transferir de los Distintos Archivos de Oficina. Esta solicitud de espacio quedará registrada en el Archivo Central, y en el momento en que sus anaqueles cuenten con espacio libre, y de acuerdo a la fecha de solicitud, se dará aviso a las distintas áreas para que puedan hacer las transferencias.

En el momento de solicitar espacio, las oficinas deberán comenzar la preparación de la documentación que en su momento van a remitir al Archivo Central. Si se han seguido todas las indicaciones anteriores para organizar el archivo de oficina, la preparación será mínima.

Preparación de los documentos

 Comprobar que cada unidad documental o cada expediente esté completo e individualizado en carpetas independientes y perfectamente identificadas.

 Revisar que la fracción de serie o el periodo cronológico de la misma que se va a enviar este completo

 Eliminar clips, grapas, gomas, fundas de plástico, anillas metálicas, clasificadores, etc. Lo único que hacen es ocupar espacio y estropear el papel. Si existe peligro de dispersión, se puede reunir los documentos con clips revestidos de plástico.

 Recordar que la documentación dentro de cada expediente debe ir en el orden de tramitación, siendo el primer documento el que inicia el trámite y el último la resolución o documento que finaliza el trámite. Cada expediente debe ir individualizado en carpetillas con indicación de su contenido de forma somera.

 Ordenar los expedientes que conformen una serie según un criterio adecuado, criterio que dará la propia documentación.

21

Preparación de las cajas

  •  La documentación ya revisada se debe introducir en cajas de archivo definitivo. En ningún caso el Archivo admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. Se evitará dejar cajas semivacías.
  •  En los casos de documentación que por su tamaño o características no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con la recomendación del Archivo Central.
  •  El lomo de las cajas se rotulará con un número correlativo que se corresponderá con el número de orden señalado en la Relación de Entrega.
  •  Junto a la documentación se debe preparar también para su envío, cualquier instrumento de descripción relativo a la misma (bases de datos, índices, etc.) que pudiera ayudar al personal del archivo en el estudio y análisis de la serie documental.

Cumplimentación de la Relación de Entrega

EL ACTA DE TRANSFERENCIA es el documento que acompaña a toda transferencia de fondos.

Cumple una doble función:

  •  Es el elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar.
  •  Facilita el control y la localización de los documentos solicitados al Archivo Central por la unidad administrativa remitente.

El acta de transferencia consta de tres partes:

  •  Datos de Cabecera: donde se identificará el organismo remitente (Archivo de Oficina), y el organismo receptor (Archivo Central) fecha en que se realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite.
  •  Descripción de la documentación a remitir: donde se indicará número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia, sus fechas extremas y contenido somero de cada una de ellas.
  •  El traspaso implica responsabilidad en la custodia de los documentos, razón por la cual, el Acta deberá ser validada por las personas responsables de la entrega y de la recepción. Llevará también el sello de los Directivos de las respectivas unidades administrativas.

La correcta cumplimentación del Acta es muy importante porque testimonia quién es responsable de la custodia de los documentos.