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Descripción

Temas

  •  Conocimiento de Normas Legales Vigentes: Ley 279 “A”
  •  Cap. XI- Desafectación, Eliminación, Reproducción y Traslado de la Documentación. Art. Nº 47 y Art. Nº 48
  • Decreto Reglamentario Nº 1417
  •  Tablas de Retención Documental
  •  Resolución Nº 343-MG-2006
  •  Decreto Nº 0029-MG-2007
  •  ¿Cómo construir la Tabla de Retención Documental? Importancia de las Tablas de Retención La Tabla de Retención Documental es un listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos. Beneficios: 1. Facilita la recuperación de la Información. 2. Racionaliza la producción Documental. 3. Facilita el control y acceso a los Documentos. 4. Regula la transferencia de los Documentos de las Oficinas al Archivo Central. 5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar documentación relevante. Recordar: Es Importante reiterar que la tabla de retención (TDR) es una Herramienta Archivística Dinámica, por lo cual requiere una observación permanente a fin de garantizar, la actualización de ser necesaria. Como Construir una Tabla de Retención Documental? 1- Realizar un diagnóstico del Ministerio/Secretaria/Dirección/Área que permita conocer el estado actual en puntos como: 
  •  Administrativamente como está organizado/a.


  • Cuál es su actividad/funciones.  Estado Archivístico actual, es decir, que prácticas se llevan a cabo en cuanto a la organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos, tanto en las oficinas como en las áreas físicas donde están los archivos. Básicamente se debe compilar información referida a:  Sector al que pertenece y normas administrativas que regulan a la repartición.  Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que debe cumplir o que tienen relación estrecha con la actividad que se desarrolla. El resultado del primer paso será:  Diagnóstico Administrativo y Archivístico  Historia Institucional  Mapa o Marco Jurídico de la Repartición. 1- Conformar una Comisión conforme los artículos Nº 47 y Nº 48 de la ley 279 “A”; que establecen el procedimiento que habrá de aplicarse Desafectación, Eliminación, Reproducción y Traslado de Documentos:

Para proceder a la desafectación de documentos, cada Organismo que posea alguna de las Categorías de Archivos enunciadas en el Artículo Nº 22 de la ley, deberá confeccionar la tipología documental específica y elaborar una propuesta de Tablas de Retención.

El Procedimiento para determinar los términos de guarda de cada tipo documental, es el siguiente:

a) Formación de una Comisión Evaluadora integrada por el Jefe de Archivo, Jefe Administrativo, Contador y Asesor Letrado de la Repartición, quienes dictaminarán sobre el valor administrativo, contable y jurídico de los documentos.

b) Remisión de las propuestas a la Dirección del SIPAR para la determinación del valor histórico. En caso de poseerlo, se asignará el plazo de conservación mayor que fijare la Comisión Evaluadora.

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c) La Dirección del SIPAR solicitará al Poder Ejecutivo la aprobación de Tablas de Retención, tras lo cual su aplicación será obligatoria.

Tal como lo expresa la Ley, es importante que se conforme una Comisión Evaluadora (un equipo asesor) dentro de la repartición que aporte a la construcción de la Tabla de Retención Documental. Esta Comisión deberá estar conformado por personas con cargos estratégicos:  El Director Administrativo, quien agilizará la toma de decisiones.  El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos administrativos internos.  Un Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo.  Un contador, aportará conocimientos contables.  Un Licenciado en Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será valioso.  El responsable del Sistema de Gestión de Calidad, si estuviese designado  El responsable del Archivo o de Gestión Documental.  Otras personas cuyos conocimientos y/o experiencia sea significativa. Constituida la Comisión, habrá que informarles, de que trata el Proyecto de la Tabla de Retención Documental. Es muy importante que ellos comprendan por qué se debe contar con ésta herramienta legal. Por último, hay que comunicarles el plan de trabajo y el cronograma de ejecución. Esta Comisión se debe reunir cada vez que sea necesario aprobar resultados o tomar decisiones sobre el proceso. El resultado del segundo paso será:  Comisión evaluadora conformada  Plan de Trabajo aprobado. 2- Investigar sobre la Producción Documental Actual del Organismo Es de máxima relevancia la investigación de la producción de los documentos del organismo. Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más común para que una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.

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En este paso, la labor será indagar y registrar en cada una de las oficinas las Unidades Documentales (series) y los tipos de documentos que producen en razón de las funciones que ejecutan. La denominación de las Unidades Documentales no se inventa. Se deduce. Para realizar esta consulta se podrán usar encuestas de estudio en cada una de las oficinas productoras. Para Tener en Cuenta Ejemplos de nombres de tipos documentales incorrectos:  Documentos varios: no está claro el asunto al que se refiere.  Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este nombre es ambiguo. La forma correcta sería:  En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes de egresos, comprobantes de pago, etc.  El resultado del tercer Paso será:  Encuestas de la producción documental. 3- Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental Este instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retención Documental. ¿Cómo elaborar el cuadro de Clasificación Documental? Forma básica para elaborarlo: 1. A partir de la estructura organizacional (paso-1) y los tipos documentales identificados (paso-3), debes empezar a clasificar la información definiendo las series y sub-series documentales acompañados con su correspondiente tipología. 2. Las encuestas de cada una de las oficinas y determinará que series y sub-series genera cada una. 3. Identificadas las series, sub-series y tipología documental, se ubican en el formato del Cuadro de Clasificación Documental. 4- Establecer el tiempo de Retención y Disposición Final de los Documentos En esta instancia deberá intervenir en Pleno la Comisión creada oportunamente.

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A cada una de las Series y Sub-series documentales se debe aplicar el proceso Archivístico de Valoración Documental. ¿En qué consiste la Valoración Documental? La teoría Archivística identifica dos clases de valores de los documentos: 1. Valor Primario: Son los documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, técnico y contable. 2. Valor Secundario: Son los documentos que tienen algún valor histórico, cultural, científico, investigativo, entro otros. Entonces, para que se puedan identificar los valores que poseen los documentos es indispensable realizar un proceso exhaustivo. En este proceso se determinara qué tipo de valor poseen las agrupaciones documentales que forman parte de la Tabla de Retención Documental, a partir de allí se definen los tiempos de retención en los Archivos de Oficina/ Gestión/Intermedio/Central/Histórico que resguardan los documentos de acuerdo al ciclo de vida de estos. ¿Cómo se define la Retención y Disposición Final de los Documentos? Se toman en cuenta tres aspectos 1. La necesidad administrativa del organismo. 2. La normatividad legales/contable 3. El valor histórico 5-Elaborar la Tabla de Retención Documental Una vez revisadas por la Comisión, deberán ser aprobadas por una Norma legal. Concluido este procedimiento ya pueden implementarse Se deben dar a conocer a todos los responsables de Área El paso siguiente, es comprometerse con la aplicación de este Instrumento. Hay que tener presente que el éxito de la Tabla de Retención Documental no depende solo del personal. Para que se alcancen los objetivos que se esperan con la Tabla de Retención Documental, se necesita del compromiso de todos. Hay que realizar campañas de capacitación sobre organización de los documentos de las oficinas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. No todo termina con la aprobación de la Tabla de Retención Documental. El mundo siempre es cambiante, al igual que las organizaciones. Hay que revisar periódicamente el instrumento y si es necesario efectuar modificaciones.

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Anexo Documental Ley 279 “A”- Capítulo XI Desafectación, eliminación, reproducción y traslado de la documentación

ARTÍCULO 47.- Todos los documentos producidos y que produzcan los Organismos Públicos integrantes del SIPAR, serán desafectados exclusivamente de acuerdo al régimen previsto en la presente Ley, con excepción del Poder Legislativo y del Poder Judicial de la Provincia, los que establecerán sus propias pautas al respecto. A los efectos de esta Ley, se entiende por “desafectación” la declaración de disponibilidad de un documento con vista a su eventual eliminación.

ARTÍCULO 48.- Sólo una vez que se haya aprobado la desafectación de documentos, la Autoridad Superior de la que dependan cada uno de los Archivos podrá disponer la eliminación, de acuerdo con los reglamentos vigentes.

DECRETO REGLAMENTARIO Nº 1417-1985 A

Reglamenta Ley Nº 279-A

San Juan, 12 de agosto de 1985.

VISTO: La Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social y dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR); y

CONSIDERANDO: Que el Sistema Provincial de Archivos se crea con el objeto de organizar, tecnificar, administrar, conservar, acrecentar y difundir el patrimonio documental de la Provincia y asegurar su accesibilidad para la acción administrativa, para la Investigación científica y para la información general. Que por el Artículo 561 de la Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), se faculta al Poder Ejecutivo para que reglamente dicha Ley.

POR ELLO:

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DECRETA:

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ARTÍCULO 1º.- Reglaméntese la Ley Nº 5307-1984 (Ley Nº 279-A), por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social y dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR) según se consigna a continuación:

ARTÍCULO 6º (Artículo 6º en Ley Nº 279-A).- Además de las funciones que le acuerda la ley al Director General del SIPAR, le competen las siguientes atribuciones:

1) Coordinar la labor del SIPAR con el Sistema Nacional de Archivos que eventualmente dispusiera crear la Nación.

2) Promover la adhesión al Sistema de los Archivos previstos en el Artículo 2º, Inciso b) de la Ley.

3) Solicitar al Poder Ejecutivo la determinación de los Archivos que integrarán el Sistema, según lo establecido en el Artículo 2º, Inciso a).

4) Disponer la supervisión de los Archivos integrantes del SIPAR.

5) Gestionar ante las autoridades o entidades particulares pertinentes el envío de dos (2) ejemplares de toda publicación que realicen los organismos oficiales y diarios o periódicos que circulen en la Provincia, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 18 de la ley.

6) Analizar y someter a consideración del Poder Ejecutivo las Tablas de Retención Documental elaboradas por cada organismo para su documentación específica y las preparadas por la Secretaría Técnica para la documentación común a toda la Administración Pública Provincial.

7) Disponer la evaluación de aptitudes que se efectúe a aspirantes a desempeñar funciones en Archivos Estatales

8) Comunicar a las autoridades competentes en caso que se intentare llevar fuera de la Provincia, documentación calificada como de valor histórico.

9) Asesorar a las autoridades respecto a necesidades, exigencias y medidas de seguridad con que deben contar los locales destinados a Archivos.

ARTÍCULO 7º (Artículo 7º en Ley Nº 279-A).- Serán funciones del Secretario Técnico del SIPAR:

1) Investigar sobre metodología, procedimiento, adelantos técnicos y otros temas en materia archivística. 2) Proponer a la Dirección normas de aplicación y reglamentaciones archivísticas. 3) Planificar y elaborar las Tablas de Retención Documental para la tipología común a toda la Administración Pública Provincial. 4) Asesorar al Director en materia archivística.

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ARTÍCULO 8º (Artículo 8º en Ley Nº 279-A).- Serán funciones del Inspector General del SIPAR:

1) Difundir las normas aprobadas por la Dirección.

2) Orientar a los encargados de Archivos respecto a la organización más apropiada para cada uno de los depositarios.

3) Supervisar los archivos integrantes del Sistema para asegurar una efectiva y eficiente aplicación de las normas operativas.

4) Coordinar la labor de los archivos.

5) Planificar la incorporación paulatina de los archivos integrantes del Sistema.

6) Programar reuniones de encargados de archivos, por áreas, a fin de lograr uniformidad en el desarrollo.

7) Llevar registros de los inventarios documentales de los archivos.

8) Informar a la Dirección sobre el funcionamiento de dichos archivos.

ARTÍCULO 15 (Artículo 15 en Ley Nº 279-A).- El Departamento Archivo intermedio tendrá las siguientes funciones además de las que le acuerda la Ley:

1) Elaborar informes, expedir fotocopias y evacuar cualquier información que le sea solicitada por consultantes autorizados de acuerdo al Capítulo VII de la ley.

2) Efectuar la selección documental de acuerdo con las Tablas de Retención aprobadas por el Poder Ejecutivo y elaboradas de acuerdo al procedimiento fijado por los Artículos 47 y 48 del presente Reglamento. 3) Elaborar el calendario de recepción de archivalía procedente de los Archivos Centrales y Sectoriales. 4) Organizar el servicio de reprografía.

ARTÍCULO 25 (Artículo 25 en Ley Nº 279-A).- Los plazos a que se refiere el Artículo 25 de la ley, se fijan en diez (10) años desde la finalización del acto administrativo, en un todo de acuerdo al Artículo 14 de la referida ley.

ARTÍCULO 30 (Artículo 30 en Ley Nº 279-A).- Accesibilidad de los Archivos Estatales: Los documentos depositados en archivos estatales serán accesibles al público cuando tengan una antigüedad mayor de treinta (30) años a contar de la última fecha que registra la actuación.

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Los documentos que tengan menos de treinta (30) años, serán accesibles en los siguientes casos:

a) Para los particulares que acrediten que sus derechos e intereses son alcanzados por los documentos. b) Para los organismos públicos que acrediten causa legítima con sujeción a las normas de procedimientos que les sean aplicables. e) Para la institución productora de la documentación, con permiso escrito del responsable de la misma.

ARTÍCULO 35 (Artículo 35 en Ley Nº 279-A).- A los efectos de la ley, se considera "Patrimonio Documental Potencial" a toda la producción documental actual, estatal y no estatal, independiente de quien detente los derechos de propiedad o administración sobre la misma.