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  • ¿Qué es la conservación preventiva?  Factores Internos o Intrínsecos: Acidez- Oxidación del Papel
  • Factores externos o extrínsecos: Físico-ambientales: Intensidad de la luz-humedad-intensidad de la luz. 
  • Factores Químicos. Factores Biológicos. Factores Mecánicos. Factores Catastróficos 
  • Pautas Básicas de Preservación 
  • Limpieza de las Áreas de Archivo como parte de la Conservación Documental  Equipos de Higiene y Seguridad del personal 
  • Procedimiento para la limpieza documental. Conservación Preventiva en Archivos4 ¿Qué es la conservación preventiva? Es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tienen por objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos del deterioro que sufren los impresos y documentos, tratando de que los mismos subsistan para las generaciones futuras. Factores de Degradación 1- Factores internos o intrínsecos.- Se relaciona con los materiales y la manera en que se ha producido el papel (como está compuesto, elementos, aditivos, etc.) 
  • Acidez: Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene el papel. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez, la cual se mide en términos de pH, es decir la concentración del ión hidrógeno. Cuando la acidez se manifiesta es fácil detectarla por el amarillamiento del papel, que se envejece al punto de volverse quebradizo.
  •  Oxidación: Esto tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en tintas ferrogálicas. La tinta es un elemento adherido al soporte por lo que cualquier reacción química que se de en ella lo afectará irremediablemente. La oxidación se evidencia cuando la tinta ¨muerde¨ al papel provocando desprendimiento del sector donde se ha escrito y en ocasiones causando daño a páginas enteras. Este efecto puede transferirse a páginas enteras. 2- Factores externos o extrínsecos. Son aquellos factores que alteran el medio ocasionando reacciones mediatas o inmediatas en los documentos. En general de dividen en cuatro grandes grupos: Físicos ambientales: son los relacionados con el microclima imperante en las áreas dónde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden en el microclima son la luz- la humedad y la temperatura. La Intensidad de la Luz: la irradiación directa sobre los documentos provoca reacciones químicas que alteran la composición química del papel. El proceso de decoloración de las tintas tiene un efecto directo sobre la celulosa que la debilita y si actúa en combinación con el papel que tiene elementos como la lignina, acelera su proceso de envejecimiento. La excesiva intensidad de la luz causa deterioro por la radiación La Humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa, se hinchan o expanden y bajo condiciones secas el papel pierde humedad y las fibras se encogen. El exceso de humedad crea hongos y atrae la proliferación de microorganismos. La falta de humedad produce resquebrajamiento.

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La Temperatura: las altas temperaturas y una excesiva humedad, provocan la descomposición de la celulosa y favorece la propagación de microorganismos (hongos y bacterias). La poca humedad y las bajas temperaturas producen fragilidad, envejecimiento y resquebrajamiento del papel, tornándolo frágil y friable. 3-Factores Químicos De todos los más dañinos son los que se relacionan con la polución ambiental, aerosoles, polvo, materiales inestables como grapas, clips, alfileres, prensas, adhesivos, transpiración de manos, cremas de manos, etc. 4-Factores Biológicos: Se refiere a la presencia de agentes microbianos que producen alteraciones en los documentos. Se distinguen: Bibliófagos: los que se alimentan de papel y madera; entre otros; cucarachas, escarabajos, gusanos, termitas, piojos, etc Microorganismos: formados por dos grandes grupos; hongos y bacterias. Su presencia trae consigo la infección de los documentos. Estos agentes provocan reblandecimiento del papel en las zonas afectadas, al extremo de llegar a desintegrarse. La señal de advertencia es la presencia de pigmentaciones que van desde el negro intenso, pasando por variaciones amarillas, marrones, rojizas. Esto depende del microorganismo que lo esté afectando. 5-Factores Mecánicos: Son las relacionadas con las condiciones de almacenamiento, protección y manipulación de los documentos. El manejo inadecuado de las colecciones podría ocasionar roturas de las hojas, aparición de manchas de grasa, desprendimiento de los bordes, rasgados y

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perforaciones del papel. Todo esto disminuye la capacidad de resistencia del documento. Manipulación Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento producen rápidamente daños evitables a las colecciones. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce pronto a daños serios e irreparables. Los documentos se deben tratar con delicadeza. Es inevitable cierto deterioro por el uso: las tensiones que se producen con cada abrir y cerrar. Pero el usuario es el responsable de que este proceso sea más o menos acelerado. Los fondos documentales crecen y muchas veces falta el espacio para las nuevas cajas de conservación. Si éstas son forzadas a entrar en las estanterías, se las comprime. Cada vez que se saque alguna del estante, varias sufrirán algún tipo de deterioro. 6-Factores Catastróficos: Inundaciones- filtraciones de agua- rotura de cañerías: Los efectos pueden ser muy graves, como: tintas corridas, adhesión de hojas, roturas, deformaciones, manchas y aparición de hongos y bacterias. Terremotos: En el caso de sismo en los repositorios, puede acarrear deterioro físico, roturas, desencuadernado, pérdida del soporte. Incendios: Produce fragilidad de los documentos, resequedad, acartonamiento, se carbonizan y pueden inclusive quedar en cenizas. Pautas básicas para la preservación ¨Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluye: el espacio físico, la instalación de mobiliario, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y a la información contenida en ellos. En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio¨

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¿Cuál es el ambiente ideal para las colecciones? Es aquel en el que se controla la temperatura y la humedad relativa, donde no existen contaminantes, se asegura una buena ventilación y se controla la luz, donde no haya hongos, insectos, roedores y se incorporan prácticas acertadas de mantenimiento y seguridad contra incendios, inundaciones y robos.  Humedad relativa y temperatura: El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la preservación, debido a que es uno de los factores que contribuye de manera más significativa en el deterioro de los materiales. Las fluctuaciones en la temperatura y la humedad relativa también son perjudiciales. No se debe olvidar que las colecciones de archivos son higroscópicas, es decir que, absorben y expulsan rápidamente la humedad, contrayéndose y expandiéndose. Estos cambios aceleran el deterioro y conducen a daños tan visibles como el desmoronamiento de las tintas, la deformación del papel y de las cubiertas de los libros. Tomemos en cuenta las siguientes recomendaciones: Protección contra la humedad y temperatura: a) Los edificios deben mantenerse en buen estado. Es necesario hacer un análisis detenido de los revestimientos en techos y paredes. b) Las grietas deberían repararse tan pronto como se presentan. c) Las puertas y ventanas deberían sellarse y mantenerse cerradas para evitar la entrada de aire exterior no acondicionado. d) Si es necesario, se implementarán equipos de control de clima que varían en complejidad. Van desde un simple aire acondicionado, y deshumidificador, hasta un sistema central que abarque todo el edificio y que filtre, enfríe, caliente, humecte o deshumecte el aire. Luz: El efecto de la luz provoca daños graves en las colecciones de archivos, acelerando su deterioro, porque actúa como catalizador en los procesos de oxidación de

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los materiales. Produce amarillamiento general, decoloración, contracción y fragilidad del soporte. Este deterioro es generado por la acción de radiaciones destructivas, especialmente los rayos ultravioleta. Una exposición de luz baja permanente es igual de dañina que una luz fuerte durante corto tiempo. Protección contra la luz: a) Los niveles de luz deberían ser tan bajos como sea posible y el tiempo de exposición el mínimo necesario. b) En las salas de custodia, las ventanas o claraboyas no pueden sobrepasar el 10% del total de la superficie de las paredes y siempre la luz que ingrese deberá ser indirecta y protegida por filtros, cortinas o persianas que eviten la luz sobre las colecciones. c) Todo tipo de luz deberá poseer filtros o difusores y si es posible se utilizarán tubos fluorescentes especiales, bajos en radiaciones ultravioletas. d) Deberá existir independencia de iluminación artificial entre las diferentes áreas que conforman el archivo. e) El tiempo de exposición y el nivel de iluminación debe ser controlado con la implementación de interruptores, que apaguen la luz dentro de un tiempo prudencial evitando una exposición permanente. ´´Un documento se deteriora 50 veces más en exposición permanente que a la sombra´´ Calidad del Aire: En la actualidad, uno de los agentes de mayor degradación de los documentos, es la contaminación atmosférica presente en forma gaseosa o sólida (partículas). Los contaminantes gaseosos conducen a la formación de ácidos en las colecciones produciendo amarillamiento, manchas, oscurecimiento y pérdida de resistencia de los materiales. Esto generalmente se evidencia cuando se observan libros o documentos con las orillas oscurecidas mientras que el interior está en buen estado.

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Protección contra la contaminación del aire a) Pueden utilizarse estuches protectores (unidades de conservación), que pueden ayudar a disminuir los efectos de los contaminantes sobre las colecciones. b) Debe estar terminantemente prohibido fumar en las áreas de archivos. c) Se debe realizar periódicamente limpieza de los lugares de almacenamiento y de las colecciones, esta tarea minimiza la degradación. d) Las aspiradoras empleadas en la limpieza, obligatoriamente deben estar provistas de filtros totales para impedir la dispersión de las esporas de microorganismos en el aire. e) Deben eliminarse ciertos tipos de materiales de construcción como pinturas, selladores, sustancias limpiadoras de muebles o pisos, que emitan gases. f) Debe eliminarse igualmente alfombras de los pisos y muebles de madera. ¨Las partículas de polvo pueden manchar de forma irreversible los materiales, además de desgastarlos¨ Microorganismos – Hongos Se conocen más de cien mil especies de hongos (fungi). Los hongos se propagan diseminando numerosas esporas, las cuales se dispersan en el aire, viajan a nuevos sitios y en condiciones adecuadas, germinan. Cuando ello ocurre, en las esporas aparecen unos tejidos parecidos a pelos que se conocen como micelio (moho visible). El micelio produce a su vez más sacos de esporas, que maduran y estallan, con lo que el ciclo vuelve a comenzar. Los hongos excretan enzimas que les permiten digerir materiales orgánicos como el papel y las encuadernaciones de los libros, alterándolos y debilitándolos. Así mismo, muchos hongos contienen sustancias coloreadas que pueden manchar el papel, la tela o el cuero. Se debe tomar en cuenta que puede ser peligroso para las personas y en algunos casos, representan un gran riesgo para la salud. Los brotes de hongos nunca se deben ignorar ni dejar “que desaparezcan solos”.

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Para germinar, es decir volverse activas las esporas, necesitan un ambiente propicio. Si no hay condiciones favorables, permanecen inactivos (latentes) y causan poco daño. El factor más preponderante en el crecimiento de hongos es la presencia de humedad. Por lo general, mientras mayor es la humedad relativa, con mayor facilidad se desarrollan los hongos. Si la humedad relativa es superior al 70% durante un período prolongado, el crecimiento de hongos es prácticamente inevitable. Se debe recordar, sin embargo, que algunas especies de hongos crecen también con una humedad relativa inferior. Otros factores que contribuyen al desarrollo de hongos en presencia de humedad son la temperatura elevada, el aire estancado y la oscuridad. Protección contra los microorganismos – hongos: Las esporas de los hongos, ya sean activas o latentes, se encuentran en todas partes. Las estrategias de control son: a) Mantener la humedad relativa, temperatura y luz, en niveles moderados, de manera que las esporas permanezcan latentes. b) Realizar controles permanentes de todos los ambientes y aislar en forma inmediata los posibles focos de contaminación, para tratarlos bajo la supervisión y recomendación de los especialistas. c) Conservar las colecciones libres de polvo y suciedad superficial. Se debe incluir en primer término un programa de limpieza que incluya el edificio, mobiliario y documentos.

Limpieza en las Áreas de Archivo como parte de la Conservación Documental

La limpieza es uno de los factores que garantiza la conservación documental, por lo tanto es muy conveniente que la Institución adopte un programa dónde se determinen acciones tendientes a lograr la seguridad del acervo documental y del personal afectado a las tareas de archivo.

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La naturaleza orgánica del papel, su disposición fibrosa y porosa, así como su estructura delgada y flexible, hace de los expedientes, tomos y libros, entre otros; objetos susceptibles de sufrir cambios importantes debido a su interacción con el medio que los rodea. Es por ello que se hace preponderante aplicar procedimientos que permitan mantener en buen estado tanto, las áreas de custodia documental, como los documentos.

El programa de limpieza para documentos, y áreas de trabajo, debe ser permanente y periódico. Tanto la programación como los controles de eficiencia, deben quedar consignados en formatos (cronogramas) diseñados con éste propósito.

Una limpieza inadecuada o la falta de ella es en muchos casos la causa de daños costosos y algunas veces irreparables.

En el Programa se distinguen varios tipos de Acciones:

 Limpieza General: abarca la limpieza de los pisos, lámparas, tubos, vidrios, mesas, sillas, bancos, papeleros, y estantes/anaqueles, puertas de carro-móviles, etc. sin mover la documentación. Debe hacerse con regularidad, los pisos y muebles diariamente, la estantería semanalmente, las lámparas y vidrios quincenalmente, los muros y techos, bimestralmente.

La limpieza de las Áreas de trabajo debe efectuarse antes o después de cada Jornada laboral, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

 El Plan de limpieza debe apoyarse en un cronograma que especifique la periodicidad y los materiales a utilizar.

 Es necesario que primero se aspire o limpie minuciosamente el polvo y la suciedad de todos los espacios, rincones y mobiliarios.

 Los escritorios, mesones sillas de trabajo y demás mobiliario, deben ser desinfectados con alcohol antiséptico al 30 %, usando una bayetilla blanca/ y o gamuza.

 No deben emplearse solventes o sustancias volátiles (aerosoles)

Las tareas mencionadas precedentemente deben complementarse con procedimientos de Saneamiento Ambiental que debe incluir tres aspectos:

a) La desinfección encaminada a reducir y controlar la carga de microorganismos y ácaros del aire.

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b) La desinsectación para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo

c) La desratización (en caso de ser necesario) que garantizará que los roedores no empleen los materiales como nidos.

Estos procedimientos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para el personal que allí se desempeña, sino contribuir con la conservación preventiva del patrimonio documental de la Institución.

 La limpieza Profunda: se refiere a la limpieza de las repisas de la estantería que incluye el movimiento de la documentación y la limpieza de unidades de conservación (cajas archivo) si las hubiera, y libros (lomos y cantos), debe hacerse semestralmente, o como mínimo una vez al año.

 Limpieza de Documentos: La limpieza es la eliminación de polvo u otras partículas que afectan la conservación de los documentos. La limpieza se constituye como uno de los programas más importantes para la conservación preventiva del material documental, con ella se disminuye en gran manera la posibilidad de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los mismos. Es una medida de conservación que se aplica a todo el fondo documental.

Procedimiento:

La manipulación de la documentación debe hacerse utilizando el equipo personal de seguridad. Es aconsejable que esté a cargo de personas con capacitación técnica adecuada por cuanto el papel reviste mucha fragilidad y un procedimiento inadecuado podría ocasionar daños, en algunos casos irreversibles.

Para el caso de documentos atacados con microorganismos se recomienda usar barbijos de alta seguridad, ya que estas esporas flotan en el aire ingresando al organismo a través de las fosas nasales.

Una vez seleccionados los libros y/o documentos se puede comenzar con la limpieza, (hoja por hoja) la cual se realizara con brocha, con pinceletas de cerda suave, o con bayetillas/gamuzas de algodón, cubriendo la mesa de trabajo con un lienzo. Para realizar la limpieza puntual folio a folio, se debe deslizar cuidadosamente la herramienta seleccionada (pincel, gamuza, etc.) en dirección contraria al lomo de la encuadernación

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para evitar mover el polvo hacia el centro del mismo. Se deben retirar todos los objetos que puedan dañar el documento, metales, ganchos, clips, etc.

El lugar para la limpieza debe ser en un área apartada del resto de la documentación, ventilada e iluminada.

 Material de conservación documental: gamuzas de algodón, pinceles de cerda suave; chatos y redondos, lienzo para cubrir mesas/escritorios; bolsas de polipropileno, bolsas de lienzo, unidades de conservación archivística, lápiz grafito, Solución de agua 70% y alcohol etílico 30%, para la limpieza de escritorios y unidades de conservación, hilo de coser y aguja.

De estricta aplicación:

No deben ingerirse alimentos y o bebidas (agua, gaseosas, te, mate, etc.) en las áreas de trabajo, ya que ponen en riesgo la integridad de los documentos.

Medidas de Seguridad para el Personal de Archivos: El personal a cuyo cargo estén los Archivos debe contar con un equipo básico de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros, lentes protectores, barbijos, entre otros. Así mismo se deben implementar hábitos de aseo, como la utilización de desinfectante líquido o el quitarse los elementos de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún tipo de alimento, con el fin de evitar lesiones producidas por microorganismos u otros tipos de contaminantes.

Los elementos de seguridad deberán tener especificaciones técnicas mínimas, para que el personal pueda desempeñar satisfactoriamente su labor sin colocar en riesgo su salud. Dentro de estos elementos se encuentran:

 Batas de algodón, o tela liviana, o de material desechable de mangas largas (preferentemente con puño ajustado y cuello alto )

 Barbijos desechables de alta seguridad-

 Cofias desechables

 Guantes desechables de nitrilo

 Guantes de algodón

 Gafas protectoras con cierre de seguridad

 Jabón antibacterial

 Gel antibacterial

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Bibliografía:  Crespo, Carmen, ¨La conservación documental en su aspecto preventivo. Características de un archivo actual¨, Centro Nacional de Restauración de libros y documentos, Madrid, 2013.  Ogden, Sherelyn, Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center, CONSERVAPLAN Nª 7, (Caracas) Venezuela, Biblioteca Nacional de Venezuela, 2014.  Ogden, Sherelyn, El manual de preservación de bibliotecas y archivos de Northeast Conservation Center, Santiago de Chile, Centro Nacional de conservación y restauración-proyecto cooperativo de conservación para bibliotecas y archivos, 2014. Bibliografía online:  https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos  PDF- Normas Básicas para la organización de Archivos de Oficina  PDF- Manual de Autoformación en Administración de documentos y Gestión de Archivos  PDF- Manual de procedimientos del Archivo Institucional  PDF- CAA- Coordinadora de Asociaciones de Archivos y Gestores de Documentos. Administración de Documentos de Archivos. Textos Fundamentales  PDF- Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Gráficas del Sur. Sevilla,1991